照着做,你就是最能干的人.pdf

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书籍描述

内容简介
为什么很努力却没有回报?为什么时间花了很多,事情完成很少?为什么整天忙忙叨叨却没有成效?
职场中90%的人面临最大的问题就是,效率低下!感觉很忙,事情很多,辛苦忙乱一天,结果发现毫无成就感。是什么原因造成的?不是态度不积极,而是工作方法不对。
如同生活方面有“断舍离”一样,职场中也有“高效工作整理术”,能让你的工作效率越来越高,业绩越来越好。
本书是以四个技巧(听、传、分、动)为中心,详细介绍了一种工作高效整理方法。能迅速把职场新人变成职场干将,让职场人实现“工作越来越少,业绩越来越好”的梦想。
快速工作的“四种技能”:
听:正确听取别人的话或者是获取。
传:将想说的内容简单传达。
分:对工作进行有计划的划分。
动:使别人积极地行动。
无论在哪个行业、具体做哪项工作,每个商务人士都离不开这四个技能。掌握快速提高工作的效率和质量的方法,你就是最能干的人!

编辑推荐
让我们成为被夸赞“真厉害”“真能干”的人!
将庞大的工作效率化,保证质量地完成!
1、提高工作效率至关重要。
全球职场90%的人面临的最大问题是效率低下!很努力却没有回报,花了很多时间事情却完成很少,整天忙碌却没有成效。这些现象让人们急需高效工作整理术,提高工作质量。
2、内容为实用而易学的方法。
读者容易做到与实践迅速结合。能把学到的内容迅速变成日常工作的行动。而且本书配有大量漫画,活泼易读。
3、作者实践经验丰富,权威。
作者从事咨询工作,涉猎领域广泛,和组织负责人、中间管理职员、现场负责人等各阶层的交流与谈判经验丰富。曾专门做新人培训工作,所写内容为对一线工作的总结、提升,实用价值巨大。

作者简介
吉泽准特
在外资咨询公司担任日本分公司领导,在专业领域,对从商务到系统的广泛领域的咨询工作都有涉猎。
作为项目经理,从事过数百亿日元规模的系统运用改善,也从事过许多次组织改革,人才培养的工作。也具有IT服务管理的世界标准即ITILManager资格。
因为业务涉猎范围广,和组织负责人、中间管理职员、现场负责人等各阶层为对象的交流与谈判经验丰富。曾担任公司新人进修负责人的职务,十分熟悉对新人的培训。著作有《熟练掌握架构之手册》(日本能率协会管理中心)、《熟练掌握商务思考法之手册》(日本能率协会管理中心)、《良好理解最新会议运营的基本和实践》(秀和系统)。

目录
第1章掌握“工作的铁则”
Rule是一切工作整理术的基石003
俯瞰全局后“认准目的”004
深入研究“了解内容”008
考虑高效率的顺序011

第2章把工作分为四步,就可以顺利地进行了
所有的工作都可以分为四点019
正确“听取”对方的话021
信息更加易懂地“传达”024
高效率地“划分”工作027
让被动工作的人变主动030

第3章全面“听取”
“听取”技巧的框架和12个技术037
对方的说法要无条件地接受039
肯定、重复、换个说法040
避开诱导询问042
听着对方的话直到最后044
随身携带笔记本和笔045
用自己的方式表达后再提问047
对方的问题要正面回答049
把对方的主张分成理由和结果051
养成用英语“听取”信息的习惯052
灵活运用海外信息054
得到的信息分为事实和推测056
区分理论性研究和主观性感想058
明确分出问题、课题、风险060
注意开口说话的时机062
使用电话、邮件、聊天软件063

第4章有效“传达”
提高传达技巧的框架和10个技巧071
拥有共同的最终目的073
意识到“前提/假设/结论”这三部分074
结论通过前提和安排来展示076
将要传达的内容细化并简化078
在邮件中一步一步地传达内容079
整理改善目标和制约条件081
直呼名字后再传达083
弄清楚各个选项的区别084
避免“空中战”,具体地进行确认086
不制作需要口头说明的资料088
对幻灯片资料进行全面的思考090
邮件只用邮件名就可以传达092
保留工作交流的证据093

第5章合理“分步”
分步技巧的框架和6个技巧101
将全部的工作分解为“一个一个的工作”102
立刻应对不花费时间的委托104
决定性工作的处理顺序105
熟练应用模拟和数字107
每日更新ToDo列表109
对工作所需的时间进行多其一倍的预计111
理解工作的本质,进行+a112
要求对资料的大纲进行评判114
如果调查10分钟仍然不行,就询问他人116
多次进行的工作作程序化处理118

第6章积极“行动”
行动技巧的框架和12个技巧125
确认反对意见,提前制订对策127
探寻可以接受的妥协方案128
投出高球,看对方的态度130
会议要在决定了目的和目标之后开始132
不要以模糊的判断结束会议133
营造容易提出意见的氛围135
从上司的角度考虑应该做的事136
交代工作的时候传达委托和期待138
以对方的意见为基础探寻妥协方案139
让对方说出结论,让其拥有当事者意识141
不要让会议离题143
配合对方灵活应对145
实用导向/低风险导向147
配合对方灵活应对拘泥导向/协调导向148
议事录应该在当天率先写好150
议事录要写得简单易懂152
以议题为单位整理议事录153

第7章进一步成为商务人士
专业的基本姿态161
不要说“做不了”162
对待任何工作都要有学为己用的姿态164
不是记住信息本身,而是记住找到它的方法165
优先记住重要的数字167
参加会议前考虑参加的意义168
率先承担未确定责任者的课题170
即使没有根据也要有自信地进行说明172
委托工作后不要插嘴173
开会时不要无理由地迟到175
上班和下班要打招呼176
身体面向对方谈话178
措辞不要让人感到不快179
要注意自己的态度,不要让对方感到不快181
积极询问团队成员的烦恼183
能够谈论工作以外的事184
夸奖别人的时候要添加理由186
和上司形成有建设性的关系188
积极的姿态可以打破僵局189
常常思考“接下来该怎么做”191
目标是冲刺192
选择榜样,模仿优点194
在团队之外拥有导师196
寻找职场外的团体197

第8章随着资历的增长而成长
意识到自己不足的部分205
新入职员时代的榜样206
中坚职员时代的榜样210
经验丰富职员时代的榜样213

序言
快速工作的“四种技能”
本书是向各位读者传达快速提高工作效率和质量的方法论的书籍。
通过本书,希望大家学到的是,对于所有商务人士来说都必不可少的【听】、【传】、【分】、【动】这四个技能。
1.正确听取别人的话或者是获取信息。
2.将想说的内容简便传达。
3.对工作进行有计划的划分。
4.使别人积极地行动。
这四个技能本身没有什么特别之处。但是,无论是何种工作、职业,都是需要的,99%的工作没有这四个技能都是无法进行的。
“啊?每天都在工作啊!就算你不说这些……”
我想也有读者会这样想吧。但是,请允许我问一个问题。
你能把别人的话听到最后吗?你可以简洁地概括自己想说的话吗?你可以对工作进行有计划的划分吗?
这只是一个例子而已,嘴上说“当然可以”,但实际上能做到何种程度,这中间会有很大的差别。
可以做到的人无一例外在做的事情都是缩减工作。
我在外资咨询公司从事工作多年,参加过大小超过几十个商业计划,现在不限行业,正在从事IT领域的业务改善咨询工作。
怎样将庞大的工作效率化,并保证质量,这是我长年研究的课题。通过不断参考工作十分优秀的商务人士的做法,我找到的答案是:对工作进行细化与整理。这就是说:
1.将工作使用合适的单位进行划分。
2.细化之后,对应该做的部分全力以赴,高效地进行。
这个细化的单位,就是之前介绍的【听】、【传】、【分】、【动】这四个技巧。例如,如果是听取对方的意见的话,则要把注意力放在“听”上,想调整开会时间的话,则要把注意力放在在“分”上。
【锁定】是可以做到的人和做不到的人的决定性区别。不能进行锁定的人,对工作的目的和应该做的事情不明确,虽然努力了却得不到任何结果,很多时候会感到挫败。
掌握了四个技巧和锁定后的你,会感到工作的质量和效率都有不可思议的变化。那么,就翻到下一页,让我们开始吧。

文摘
所有的工作都可以分为四步
第1章中阐述的“三个铁则”是在遇到工作时应该有的思维习惯,如果熟练掌握这一能力,就可以接近商务专家了。但是要想对工作的构造有正确的认识,就要做到有自己的节奏,并且可以使工作得以顺利进行。
所有的工作都可以分为“工作的内容”和“工作的流程”。因为与“工作内容”相关的事情和与“工作流程”相关的事情的性质是完全不一样的。并且,也可以分为“针对自己的”和“针对对方的”。因为“针对自己”的工作方式和“针对对方”的工作方式的性质也是不同的。
如果以这样的两个观点作为数轴,就可以整理为:1.正确“听取”对方的话;2.将信息以更容易理解的方式进行“传达”;3.更有效率地“划分”工作;4.推动人“行动”起来。让我们对工作的进行方法有更加系统化的认识吧。
从第3章到第6章,都是根据这四点进行说明的,但是,在本章中,我在讲述具体的技巧之前,对预先想要了解的工作的核心印象进行了整理。
【四个技巧】其一
正确“听取”对方的话
工作单靠某一个人就可以完成,这样的人是不存在的。所以我认为在工作中正确地“听”是最为重要的。
之所以没有写作“闻”,而是写作“听”,是因为并不只是用模糊的态度去“听”,而是有必要积极地将对方说的话吸收到自己的头脑里。
例如,假设从上司那儿得到以下委托。
想为下个月配备到我科室的新职员准备桌子,电话也要一起设置,由你联系总务部进行准备吧。
还有,目前新人教育会占用很多时间,大家都要开始忙起来了,同时派遣员工也要来了,已经订好了他们下周就要过来,所以,也请准备一样的桌椅。科室内的人员和邮件也要进行交换,为此请将每个人的邮箱地址收集一下吧,拜托了。
上司委派你的任务是【下个月配备来的新员工和为了支援工作一起来的派遣员工的工作条件准备】。那么,如果只是听上司这些话,你能够把任务完成吗?
只是【闻】的话,非常遗憾,这个任务是无法完成的,为什么呢,因为上司忘了传达最重要的事情。
能够做到【听取】的人,就会注意到刚才上司的委托中有两个情报是缺失的。
第一个缺失的情报是,新入员工和派遣员工的人数,如果不知道人数,就无法判断准备多少人的桌子才算可以。第二个缺失的情报是派遣员工的姓名,要想取得每个人的邮箱地址,至少也要知道使用者的姓名。
如果能做到【听取】,注意到针对自己应该做的事情所欠缺的情报,那么在这种情况下,你就可以要求提供追加情报,就会省去之后再向上司进行确认的麻烦了。
所有的工作都可以共同地说成为了减少麻烦,使工作简单化,所以,一步到位地“听取”是很重要的。
在听对方说话的时候,要有【发现并积极地获取对自己来说更深入的东西】这样的意识。这样做就可以在掌握了对自己必需的情报后开展下一步的行动,因此,拥有使对方给出意见的姿态是很重要的。
详细内容会在第3章讲到。
我所说的“听取”并不单指对方的谈话,有关资料和邮件也会涵盖在“听取”这个分类中。
比如说,想象一下收到了合作伙伴的邮件的情况。印证自己是否可以从邮件内容中得知自己应该做的事情,这一点和听别人说话的情况是一样的。最初提到的,委托你准备桌子的上司用邮件发过来要求,如果能够抓住这一信息,你就会知道需要做的事情还是一样的。
只是,和可以在当场直接交流不同,邮件多了交换所需的步骤和阅读时间(等待时间)。这一点,就需要给对方发送的内容做到精练(短文就足够),这就需要传达的技巧了。关于此点,会从下一页开始进行介绍。
【四个技巧】其二
信息更加易懂地“传达”
有很多很努力却收不到回应的人,即便拥有绝妙的主意,也不能使周边的人明白,很多时候他们会感到很焦躁。
在你的工作向前推进之际,也有过听到对方说“好难啊,说的事情我不太明白”“你开玩笑呢吧”这样的经历,为了能够理解传达的重要性,来举个例子。
A前辈:啊,小B,关于明天企划案的资料,课长说还要改一下,但是不是说要跟合作方再召开紧急会议,只是就修改处进行一下更新,可以吗?
B:好的。哪里需要修改呢?
A前辈:在第一页的幻灯片里,虽然对这个产品的优点进行了说明,但是写得有点儿太死板了。能不能让客户的目光更活跃,能够一下子被吸引呢?
B:额,更活跃吗?
A前辈:差不多也明白了吧,我要走了,之后的就拜托你了。

对更改后的具体印象在脑海中有充分理解的前辈A,用拟声词抽象地进行了说明,认为对方已经明白了。但是对于B来说,A前辈这样模糊地说明,使他根本就不明白课长到底做出了怎么样的指示。
不应该这样做,需要像下面这样对B进行具体的指示。
在第一页的幻灯片的上部,写了三行这个产品的优点,但是现在只有机能的优点的描述,如果这样做,读者对于这个产品的优点并不是很容易就有印象,因此,关于使用这个产品的用户能够感受到哪些优点,可否换为更简洁的表达呢?
比如,不要表述为这个是用来做什么的机器,而是用这个机器的话,使用者会感受到什么样的效果,像这样换种方式的表达也是可以的,当然其他的表达也可以。
像这样,将应该修改的地方和修改方法具体地列举出来,A前辈就将自己了解的事实和意图传达给了B。
交流障碍主要是因为A前辈和B之间的认识有差别。
必须将自己独自掌握的情报传达给对方,这是工作进行的绝对条件。
对方不明白并不是理解能力的问题,双方为了达到同等的信息水平进行交流,这是非常重要的。因为日本不是个多民族的国家,所以思维的前提就变成了觉得不须特意说明对方也应该能理解。让我们预先考虑到对方和自己的思维差异,带有一定程度的距离感来和对方接触吧。
消除和对方的认识差异有很多的方法,希望读者注意的事情是,不要一味地期待对方的理解能力会提高。
比如说,在前辈和新人工作交接的这个案例中,前辈想:以前已经告诉过他了,现在不用详细地说也没关系吧。但是新人想的却是:只是零零碎碎地记着,按道理说他应该好好说明和交接一下啊。
如果是自己,要得到怎样的说明才能理解呢?从这一观点出发,努力做好传达,这样才可以被称为商务人士。
详细内容会在第4章中进行说明。
【四个技巧】其三
高效率地“划分”工作
2003年年末,“划分”这个词语成了一个话题。因为擅长工作的人并不是能力有多强,而是具有“划分”这一能力。
确实,商务人士的划分能力是很强的,这方面,工作内容的好坏暂且不提;与此不同的方面是,其了解到了工作的时机不同会决定努力是否白费后才开展工作的。
比如说,下面这个对话。
A:下午的报告会要用的参考资料已经印好了吗?100页要印50份,担心赶不上啊。
B:没问题的,是会花费时间,但是从一早就开始准备了。
A:谢谢!啊?这个资料的背景几乎是全黑的,字就看不见了啊。
B:啊?黑白模式打印的,所以字是黑色……
A:唉,已经没有重印的时间了,这些也用不了啊!
A前辈的工作资料,因为B错误的打印设定,无法在重要的报告会上提出来了。对于A前辈来说,努力未见天日就被雪藏了,是难以忍受的。但是,这件事单单就是小B一个人的错吗?如果对打印状况的确认时机再提早一些,就能及时发现错误,然后重印了啊。所以,对于自己的工作,A前辈耽误了状况确认的时机。
只注意到了工作内容是无法进行工作的,还要知道以何种顺序进行组合,如何才能做到有效率,对这些因素的考虑都是必须的。
如此说来,做主菜、副菜、汤的烹饪节目可以称为优秀统筹工作的代表了吧。先确认要做什么样的菜,然后准备所需的食材,切好烧好,用合理的顺序进行调理,从而完成最终要做的菜品。否则,太过于着急则会有所失误而不好吃,错过时间又会导致烧焦无法食用了。
对工作有效率地进行“划分”,这也是一个【俯瞰全局,对各个工作的组合顺序进行考虑】的印象。无论是什么样的工作,首先考虑迈向终点最合适的路线吧。
并且,在对工作进行“划分”的时候,有一点必须意识到,那就是【遵守期限】。
试着考虑一下最初的A前辈和B的对话吧。
在这个对话中,最基本的如果【A前辈的做好资料】一事不完成,【B打印资料】一事就无法进行。
因此,以B的所需时间为前提,设置A前辈的期限,并遵守这个期限。如果A前辈的期限无法完成,B的准备也就徒劳了。
以做饭为例,就跟焯好面了却没有把碗准备好的情况是相似的。焯面的行为是以直接装进碗为前提的,但是如果没有准备好碗,面就会不断吸收水分被泡糟了。
为了不使进行的工作徒劳而终,确保遵守期限的分配是要必须执行的。
详细情况会在第5章中进行阐述。
四个技巧】其四
让被动工作的人变主动
为了使整理工作的流程更具效率地推进,我们应该清楚:【管理和自己有关的课题的优先度】是“划分”的目的,但是在跟别人相关的课题的基础上进行对应是很有必要的。这样的情况怎么办呢?
小B:昨天的会议上,希望C主任做一份客户方负责人的一览表。周五之前您能做好吗?
C主任:是我没出席的会议啊?私自作决定真是很麻烦啊。这个月给客户的跟单也是一堆啊,小B,你代我做一下可以吗?
小B:那个,我拒绝了别的作业,要接受C主任的部分真是很难啊。
C主任:但是对客户的回应如果推迟了,谁来承担这个责任呢?所以只能由小B你来做了啊。
这是委派工作被拒而坚持委派的对话。擅自使用力量关系是可以强制执行的吧,但是在立场对等的情况下,确认强制安排未能达到预期结果的情况也是有的。
在自己这一方无论正确处理多少课程,但是不得到对方的协助就无法进行的工作是很多的。所以,只要稍微知道一点【让人主动去做】这个工作的诀窍,就可以让人更用心地去工作。
【让人主动去做】这件事,可能会有不太好的印象。但是我如果请对方做同样的工作,我会考虑怎么才能【让对方快乐地工作】,让对方主动工作。
就比如小B和C主任的对话也是一样的,如果B把理由告知对方,就会有不同程度的进展了。

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