构建高效数据分析模板:职场必学的Excel函数与动态图表高级应用.pdf

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书籍描述

内容简介
Excel 是一个强大的数据管理和分析工具,但是很多人对Excel 的学习和应用,热衷于快捷键和小技巧的使用,并没有真正掌握数据分析的两个重要的工具:函数和动态图表。本书结合大量的企业实际案例,重点介绍函数和动态图表在数据管理和分析中的实用技能、解决问题的逻辑、思路和方法,以及实际应用模板,使读者快速提高Excel数据分析能力!本书介绍的大量案例,都是来自于作者的培训第一线,非常具有实用价值,大部分案例实际上可作为现成的模板,应用于实际工作中,可使工作效率迅速成倍提高。
本书适合各类企事业单位的管理者,也可作为大专院校经济专业的本科生、研究生和MBA学员的教材和学习参考书。

编辑推荐
本书由上海倍讯企业管理咨询有限公司首席讲师、资深实战型Excel培训师、应用解决方案专家倾情打造,结合大量实用案例,介绍常用函数和动态图表的各种实际应用,让你快速成为数据分析高手,并使你的Excel使用水平提升到一个新的层次,使你的分析报告更加有说服力!
让你从此脱离数据苦海,走出数据泥潭!

作者简介
韩小良,资深实战型Excel培训讲师和应用解决方案专家,对Excel及Excel VBA在企业管理中的应用有着较深的研究和独到的认识,对Excel及VBA在管理中高级应用培训有着丰富的实战经验,已经为包括中国银行、中国民生银行、浦发银行、深圳联合证券、谷歌、上海医药集团、上海麦考林国际邮购、上海电信、南瑞集团、美国强生医疗器械、南京朗诗集团等数百家中外企业讲授Excel及Excel VBA高效管理应用课程,著有30余部Excel应用方面的著作,开发了数套基于Excel的人力资源管理系统、工资管理系统、财务管理系统、进销存管理系统、合同管理系统、固定资产管理系统、客户管理系统、销售管理系统等,并应用于数十家企业,取得了明显的经济效益。

目录
Part 01 函数和公式
第1章 为什么要进行数据分析
1.1 一个实际咨询案例3
1.2 企业要做好四个数据流的管理和分析7
1.3 正确认识Excel工具8
1.4 怎样正确高效使用Excel 8
1.树立正确的Excel理念8
2.设计标准化、规范化的Excel表格9
3.掌握Excel实用的数据管理和分析的思路、方法和技能9
4.利用掌握的Excel数据分析技能制作各种适合企业具体情况的自动化数据分析模板9
第2章 标准化、规范化Excel 表格数据
2.1 设计标准化、规范化的Excel基础表格12
1.结构的科学性13
2.数据的易读性14
3.汇总的方便性14
4.分析的灵活性16
5.外观的美观性17
案例2-1 设计标准化表格的方法与技巧 18
1.表格结构设计18
2.工号的自动连续填充19
3.规范姓名的输入,不允许在姓名文字中输入空格19
4.规范快速输入部门名称19
5.快速输入学历名称20
6.快速输入婚姻状况20
7.输入不重复的18位身份证号码20
8.自动输入性别21
9.自动输入出生日期21
10.自动计算年龄21
11.规范输入入职时间21
12.自动计算本公司工龄22
13.保证员工基本信息的完整性22
14.规范输入离职时间22
15.规范输入离职原因22
16.创建表格,自动复制有效性和公式,并自动美化表格23
2.2 不规范表格数据的标准化、规范化25
案例2-2 修改非法日期,使之成为真正日期 26
案例2-3 修改文本型数字,使之能够使用函数计算 27
案例2-4 删除数据中的特殊字符,让数据还原本来面目 28
案例2-5 填充数据,保证数据的完整性 29
案例2-6 数据分列,让不同类型数据各居其位 31
案例2-7 分列数字和汉字——规律明显 33
案例2-8 分列数字和汉字——规律不明显 34
案例2-9 数据重新布局,将多次刷卡数据分成列 34
案例2-10 将道路及其门牌号分列 35
总结40
第3章 必须掌握的函数和公式基本技能
3.1 梳理表格数据的逻辑关系42
1.搞清楚自己要做什么42
案例3-1 管理费用的趋势分析和结构分析 42
2.分析表格数据之间的逻辑关系43
案例3-2 销售收入达成分析 43
案例3-3 计算物料最新采购价格和加权平均采购价格 44
3.学会画逻辑流程图45
案例3-4 根据工龄工资标准计算工龄工资 45
案例3-5 根据不同城市、不同工龄计算补贴标准 46
4.设计好分析报告的结构和标题47
案例3-6 重新设计报告标题以简化计算公式 47
案例3-7 设计二级分层表格结构 48
3.2 学会创建嵌套函数公式49
1.分解综合法49
案例3-8 根据商品名称查找对应编码 50
3
2.函数对话框——名称框法51
案例3-9 应用单流程嵌套IF公式计算工龄工资 51
3.3 学会使用条件表达式解决复杂问题58
1.什么是条件表达式58
2.了解逻辑运算符59
3.简单的条件表达式59
4.复杂的条件表达式59
5.很多问题使用条件表达式来解决更方便60
3.4 学点数组公式的知识61
1.数组的概念61
2.数组公式的概念62
3.输入数组公式63
4.数组公式应用案例剖析63
5.常见数组公式应用举例64
案例3-10 计算数据区域内N 个最大数或最小数之和 64
案例3-11 获取数据列中最后一个非空单元格数据 64
3.5 适当使用名称65
1.定义名称的规则65
2.定义名称的三种方法66
3.编辑、修改和删除名称68
3.6 不可忽略的绝对引用和相对引用知识68
1.单元格引用方式68
2.单元格引用方式对公式的影响69
3.引用其他工作表单元格70
4.单元格引用的两种表示法A1 和R1C1有什么不同70
3.7 公式和函数的其他应当掌握的小技巧72
1.复制公式本身73
2.复制公式的一部分73
3.查看公式中的某些表达式计算结果73
4.将公式分行输入,以便使公式更加容易理解和查看73
第4 章 逻辑判断函数及其实际应用
4.1 只使用IF函数的逻辑判断75
1.IF函数的基本语法75
案例4-1 计算含有错误值的单元格区域 76
2.嵌套IF函数76
3.使用条件表达式来代替嵌套IF函数77
4.2 逻辑函数、信息函数联合使用的复杂逻辑判断77
1.使用AND函数组合与条件77
案例4-2 将逾期数据按时间不同标识出来 77
2.使用OR 函数组合或条件78
案例4-3 计算公司年休假天数 78
3.使用IFERROR 或者ISERROR函数处理公式的错误值79
4.使用ISNUMBER函数处理特殊的问题80
4.3 实际应用案例解析80
案例4-4 统计员工的出勤情况(固定时间) 80
案例4-5 统计员工的出勤情况(阶段时间) 82
案例4-6 统计18:00~20:00 以及20:00以后的刷卡人数 84
案例4-7 处理重复刷卡数据 87
案例4-8 按成本中心分析工资的四分位值 88
案例4-9 根据税后工资反算税前工资 91
案例4-10 制作个人所得税计算表 91
案例4-11 调整信用期 92
案例4-12 判断应收账款账龄区间 92
4.4 逻辑函数和信息函数的其他应用93
1.自定义数据有效性93
案例4-13 在员工信息表中输入身份证号码 94
2.复杂的条件格式94
案例4-14 自动跟踪不同的业绩变动率 94
第5章 日期函数及其实际应用
5.1 常用日期函数的基本使用方法97
1.TODAY函数:动态日期计算98
2.EDATE函数:计算几个月之前或之后的日期98
3.EOMONTH函数:计算几个月之前或之后的月底日期98
4.DATEDIF 函数:计算两个日期之间的期限99
5.DATE函数:把代表年、月、日的三个数字组合成一个日期99
6.YEAR、MONTH和DAY函数:把日期拆分成年、月、日三个数字100
7.WEEKDAY函数:判断日期为星期几100
8.WEEKNUM函数:判断日期为当年的第几周101
9.YEARFRAC函数:计算小数点年数101
5.2 常用日期函数的实际应用案例101
案例5-1 指定月数或年数后的具体日期 101
案例5-2 指定天数、月数或年数后的月底日期 102
案例5-3 根据出生日期计算年龄 103
案例5-4 根据入职日期计算工龄 104
案例5-5 设计动态的日程表和考勤表 104
案例5-6 计算应付款截止日,遇双休日顺延 108
案例5-7 设计动态的固定资产折旧表 108
1.计算折旧开始日期109
2.计算固定资产到期日109
3.计算已计提折旧月数109
4.计算剩余折旧月数109
5.计算当月折旧额110
6.计算本年度累计折旧额110
7.计算累计折旧额110
8.其他计算公式和输入项目110
9.折旧表的使用110
案例5-8 编制销售周报表111
5.3 日期函数的其他应用案例112
案例5-9 确定某日期所在年已经过去的天数和剩余天数 112
案例5-10 获取某个月最后一天的日期以及该月有多少天 113
案例5-11 确定某个日期在该年的第几季度 113
第6 章 文本函数及其实际应用
6.1 获取文本的部分数据115
案例6-1 从文本字符串左边往右取指定长度的字符 116
案例6-2 从文本字符串右边往左取指定长度的字符 116
案例6-3 从文本字符串中间指定位置往右取指定长度的字符 117
案例6-4 从文本字符串右边数指定位置往左取指定长度的字符 117
案例6-5 从某个特定字符位置取指定长度的字符 118
案例6-6 将前部分是数字、后部分是汉字的字符串分成两列 120
案例6-7 将前部分是汉字、后部分是数字的字符串分成两列 121
案例6-8 将数字、汉字混合的字符串中的数字取出 121
案例6-9 将前部分是字母、后部分是数字的字符串分成两列 123
案例6-10 将前部分是数字、后部分是字母的字符串分成两列 123
案例6-11 将金额的各个数字依次填入到连续的单元格 124
案例6-12 从身份证号码获取出生日期和性别 125
6.2 把数字和日期转换为指定格式的文本126
1.TEXT函数的基本用法126
2.将一个单元格的日期和时间分成两列127
3.将日期转换成中文月份或者英文月份名称127
案例6-13 根据日期流水账制作月份(英文标题)汇总表 127
6.3 获取当前文件的有关信息127
案例6-14 获取文件路径、文件名和工作表名等信息 127
第7章 分类汇总函数及其实际应用
7.1 常见的数据分类汇总问题概述130
1.两种常见的分类汇总方式:计数与求和130
2.两种条件下的分类汇总:单条件与多条件131
3.两种匹配模式下的分类汇总:精确匹配与模糊匹配131
4.五个分类汇总函数的基本使用语法131
7.2 单条件计数与单条件求和132
1.精确匹配下的单条件计数132
案例7-1 COUNTIF 函数进行单条件计数:简单应用 132
案例7-2 使用COUNTIF函数进行自定义有效性设置:
不允许输入重复数据 133
案例7-3 使用COUNTIF函数核对两个表格的数据 134
2.模糊匹配下的单条件计数136
案例7-4 根据明细表统计每种材料的购买次数 136
3.精确匹配下的单条件求和136
案例7-5 计算每个供应商的采购次数和采购总金额 136
4.模糊匹配下的单条件求和137
案例7-6 计算每个部门和每个费用的总金额 137
7.3 多条件计数与多条件求和138
1.精确匹配下的多条件计数138
案例7-7 按部门统计总人数、男女人数、已婚未婚人数、
各个学历的人数 138
2.模糊匹配下的多条件计数139
3.精确匹配下的多条件求和140
案例7-8 按地区分别汇总自营店和加盟店的销售总额和销售成本 140
4.模糊匹配下的多条件求和141
案例7-9 按客户、按产品大类进行汇总 141
7.4 SUMPRODUCT函数的综合应用141
1.SUMPRODUCT 函数的基本用法142
案例7-10 计算所有产品的销售总额、折扣额、销售净额 142
2.SUMPRODUCT 函数的变形用法143
案例7-11 通过销售表计算每个客户的销售总额 143
3.SUMPRODUCT 函数用来进行条件计数144
案例7-12 制作能够查看任意指定年份员工流动率变化的模板 144
4.SUMPRODUCT 函数用来进行多条件求和145
案例7-13 计算每个产品类别、每个月的总金额 145
案例7-14 根据管理费用科目余额表汇总每个费用项目
每个月的总金额 146
案例7-15 从销售及回款清单汇总每个客户每个账龄的应收
账款总额 147
5.SUMPRODUCT 函数的其他应用148
案例7-16 从采购数据计算物料的加权平均采购价格和算术
平均采购价格 148
案例7-17 按照客户编码和存货名称核对从两套软件中导出
的数据是否一致 149
6.SUMPRODUCT 函数的优点和缺点150
7.5 条件计数函数与条件求和函数的一个特殊问题150
第8章 查找引用函数及其实际应用
8.1 查找引用问题概述153
1.单条件查找和多条件查找154
2.精确匹配数据查找和模糊匹配数据查找155
3.精确定位单元格查找和模糊定位单元格查找155
4.单一数据查找和重复数据查找156
5.单区域查找和多区域查找156
6.固定区域查找和滚动区域查找157
7.常用查找引用函数的使用语法158
8.2 VLOOKUP函数各种实际应用161
1.精确匹配下的单条件查询161
案例8-1 查询每个人的实发工资 161
2.模糊匹配下的单条件查询161
案例8-2 查找指定城市价格 161
3.多个区域的数据查找161
案例8-3 根据编码从“低值品”和“原材料”中查询对应的数据 161
4.从不同列取数的数据查找162
案例8-4 随意指定一个工资项目就能把每个员工的工资项目取出来 162
案例8-5 查询指定员工的所有工资项目
(工资项目横向排列,顺序与工资表一致) 163
案例8-6 查询指定员工的所有工资项目(工资项目垂直排列,顺序
与工资表一致) 163
5.模糊定位单元格查找163
案例8-7 在应收账款清单中通过逾期天数判断账龄 164
案例8-8 统计各个税率下的人数、税前工资总额、个税总额 164
8.3 MATCH函数和INDEX函数的各种实际应用166
1.核对两个表格166
案例8-9 使用MATCH 函数核对两个表格数据 166
2.精确定位指定数据的单元格地址167
案例8-10 使用MATCH函数和ADDRESS函数查找指定
数据的单元格地址 167
3.模糊定位指定数据所在单元格168
案例8-11 利用查找函数进行数学插值计算 168
4.定位最大值/最小值的单元格地址168
案例8-12 从一个数据区域中查找最大值所属的地区和产品 168
5.多条件精确查找169
案例8-13 根据数据表计算每个员工的小时津贴 170
案例8-14 从流水账整理成分类汇总表 171
6.模糊查找171
案例8-15 分列汉字、字母和数字 171
案例8-16 自动根据工作令号把真正的成本对象编码查询出来 172
7.财务中的典型应用:成本费用分析173
案例8-17 从管理费用数据中按照部门和费用项目分类汇总 174
案例8-18 制作动态成本分析报告,查看任意产品的成本构成 174
8.人力资源中的典型应用:制作员工简历表175
案例8-19 设计动态查询表,查询指定员工的基本信息 175
8.4 INDIRECT函数的各种实际应用177
1.滚动循环查找技术:制作明细表177
案例8-20 制作对账单表格,把指定客户的所有销售明细查找出来 177
2.滚动汇总技术:快速汇总大量工作表181
案例8-21 各月利润表数据的动态滚动汇总 181
案例8-22 制作动态员工工资单查询表 182
案例8-23 制作每个部门各个月的预算执行情况跟踪分析表 183
案例8-24 制作查看指定部门、指定费用各个月的跟踪分析表 183
案例8-25 按部门汇总每个月的应发工资合计数 184
案例8-26 按部门、按费用汇总跟踪分析每个月的预算执行情况 185
案例8-27 指定部门、指定费用的各个月汇总分析 186
3.工作表间的累计值自动计算187
案例8-28 自动计算每天的累计数 187
4.利用INDIRECT 函数与ROW函数构建常量数组188
8.5 OFFSET函数的各种实际应用188
案例8-29 获取动态数据区域,制作动态数据源的数据透视表 188
案例8-30 获取动态数据区域,作为数据有效性序列来源 189
案例8-31 计算截至指定月份的累计值 190
案例8-32 从任意指定项目列中进行分类汇总 191
案例8-33 复杂的考勤汇总 192
8.6 其他查找函数的实际应用194
案例8-34 LOOKUP函数实际应用 194
案例8-35 CHOOSE函数实际应用 195
案例8-36 TRANSPOSE 函数实际应用 196
案例8-37 使用HYPERLINK函数自动建立超链接 196
案例8-38 使用HYPERLINK函数设计产品图片查看系统 197
8.7 查询数据的几个应注意的问题197
1.查不到数据出现错误怎么办197
2.为什么会查不到数据198
3.如何区别对待零值与空值198
Part 02 动态图表
第9章 制作动态图表的基本原理和方法
9.1 两类动态图表解析201
案例9-1 自动调整数据源的动态图表 201
案例9-2 控件控制的动态图表 202
案例9-3 两类动态图表的结合 202
案例9-4 在单元格利用数据有效性来控制图表的显示 203
9.2 制作动态图表五大基本方法及其原理203
1.筛选法204
案例9-5 利用Excel的筛选功能实现订单动态监控 204
2.动态名称法205
3.辅助区域法206
4.数据透视图法208
案例9-6 制作数据透视图 208
5.导入数据法208
案例9-7 制作动态图表 209
6.必须牢记的动态图表制作的六大步骤213
9.3 让图表能动的元素都动起来213
案例9-8 制作动态的图表标题 214
案例9-9 制作动态的坐标轴标题 214
案例9-10 制作动态的数据标签 215
9.4 制作动态图表需要注意的几个问题216
1.如何保护绘图数据的安全性216
2.使用表单控件制作动态图表需要注意的一个问题216
第10章 利用表单控件制作各种动态图表
10.1 插入控件的基本方法和注意事项218
1.插入表单控件的基本方法218
2.在功能区显示开发工具218
10.2 选项按钮使用方法及应用案例220
案例10-1 可控费用与不可控费用分析 220
案例10-2 两年销售收入、销售成本、销售利润分析 222
10.3 复选框使用方法及应用案例223
案例10-3 三年资产价格同比分析 224
案例10-4 成本趋势分析 225
10.4 组合框使用方法及应用案例226
案例10-5 使用一个组合框 227
案例10-6 使用多个彼此独立的组合框 229
案例10-7 使用多个彼此关联的组合框 232
案例10-8 分析指定时间段内的数据 235
10.5 滚动条使用方法及应用案例237
案例10-9 利润敏感性分析模型 238
案例10-10 动态高亮显示数据点 240
案例10-11 动画效果的计划完成对比分析图 243
10.6 数值调节钮使用方法及应用案例244
案例10-12 动态显示最新几个数据 245
案例10-13 动态显示指定日期之前或之后的几个数据 246
10.7 列表框使用方法及应用案例249
案例10-14 使用列表框控制图表显示 250
Part 03 自动化数据分析模板
第11章 管理费用滚动跟踪分析模板
11.1 设计滚动汇总表253
11.2 制作动态趋势分析图254
11.3 制作动态结构分析图255
1.指定部门下的费用结构分析255
2.指定费用下的部门占比分析257
第12章 产品成本滚动跟踪分析模板
12.1 分析模板效果260
12.2 产品成本变动趋势跟踪分析261
12.3 产品成本结构跟踪分析262
第13章 预算执行情况滚动跟踪分析模板
13.1 基础数据265
13.2 模板效果266
13.3 模板制作266
1.建立滚动汇总表266
2.绘制动态分析图267
第14章 薪酬滚动汇总分析模板
14.1 基础薪酬表270
14.2 制作员工的全年工资单270
14.3 制作部门工资清单271
14.4 制作部门工资项目分析表272
14.5 制作全部工资项目分析表273
14.6 制作工资四分位值分析表274
1.分析指定部门的各个月的工资四分位值276
2.分析指定月份的各个部门的工资四分位值279

文摘
对任何一家企业而言,数据的管理和分析是极其重要的。不仅要对数据进行精细化管理,建立各种标准化的数据库,还要对数据进行各种深度挖掘和跟踪分析,探究数据背后的真相。因此,使用Excel 建立企业内部经营管理报表,就是企业需要做好的一项极其重要的工作。企业内部经营管理报表是一套基于Excel 数据管理和统计分析的模板,它用来对企业的四个数据流(现金流、物流、人流和质量流)进行精细化管理和量化跟踪分析,用来解决企业的内部沟通、内部控制、经营决策、业绩评价等。由于行业不同、企业性质不同、经营活动不同,每家企业的内部经营管理报表彼此是不同的,因此这套模板没有通用的格式,但是只要掌握了核心思想,管理者即可根据自己企业的实际情况来设计。那么,怎样才能使用Excel 建立企业内部经营管理报表呢?很多人对Excel的认识和使用,仅仅是把Excel 当成一个高级计算器,只会进行高级的加减乘除,把自己当成了一个在表格之间辛勤劳作的数据搬运工,对于制作模板必须掌握的两大核心技能——函数和动态图表,并没有真正理解、掌握和应用,而热衷于一些快捷键和小技巧的使用。其实,从数据管理和分析的角度来看,从企业的实际应用来看,真正要掌握的Excel 函数并不多,也就二十几个,动态图表的制作也是极其容易的。本书将结合大量有实用价值的实际案例,介绍常用函数和动态图表的各种实际应用,让读者快速成为数据分析高手,并使读者的Excel 使用水平提升到一个新的层次,使读者的分析报告更加具有说服力,更加引人注目!从此脱离数据苦海,走出数据泥潭!
本书共分3 篇14 章。第1 篇共8 章,详细介绍Excel 常用函数的各种使用方法、技巧、解决问题的逻辑和思路,以及如何建立动态高效的数据分析模板。第2 篇共2 章,详细介绍了制作Excel 动态图表的基本原理、思路、方法和技巧,以及各种实际应用案例。第3 篇共4 章,介绍几个实用的、与管理软件高效整合的数据分析模板,包括管理费用滚动分析模板、产品成本跟踪分析模板、预算执行情况跟踪分析模板、薪酬滚动汇总分析模板,以期读者能对利用Excel 进行高效数据分析的思路、方法和技巧有一个全面的认识和练习。本书介绍的大量案例,都是来自于作者的培训第一线,非常具有实用价值,大部分案例实际上可作为现成的模板,应用于实际工作中,让工作效率迅速成倍提高。
本书适合各类企事业单位的管理者,也可作为大专院校经济专业本科生、研究生和MBA 学员的教材和学习参考书。在本书的编写过程中,中国铁道出版社苏茜老师给予了作者很多帮助,使得本书能够顺利出版,在此表示衷心的感谢。本书的编写还得到了上海E 讯东方(www.excelchina.cn)各位朋友的鼎力支持,也得到了其他很多培训班学员朋友和企业管理人员的帮助,并参考了一些文献资料,在此一并表示感谢。由于作者知识有限,虽尽职尽力,以期本书能够满足更多人的需求。

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