用图表说话:麦肯锡商务沟通完全工具箱.pdf

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书籍描述

作者简介
[美]基恩·泽拉兹尼

目录
选择图表
决定你的信息(从数据到信息) 4
确定相对关系(从数据到相对关系) 12
选择图表形式(从相对关系到图表) 17
练习A 40
练习B 46

第2章 使用图表
信息标题 63
双重相对关系 64
刻度尺 65
成分相对关系 70
项目相对关系 77
时间序列相对关系(条形图) 86
时间序列相对关系(折线图) 94
时间序列相对关系(组合图表) 102
频率分布相对关系 107
相关性相对关系 11 0

第3章 用概念及比喻说话
寻求解决问题的方案 118
解决问题的方案:可视概念 124
解决问题的方案:可视比喻 153

第4章 玩转图表
越简单越好 177
越多越好 179
差异越大越好 181
越有创造性越好 183
练习 185

文摘
前 言
每月的第三个礼拜二上午9点,是指导委员会的例会时间。这次例会,为调整这天余下时间的行动安排,委员会主席要求这个快速提升上来的经理——就让我们暂且称他为Frank吧——去准备一份有关目前行业内竞争状况和公司业绩的报告,以便确定新的投资方向。
为了做好这项工作,Frank做了许多研究,在其陈述内容的主线上下工夫,而且准备了一系列的可视辅助材料来帮他用图表表达。就像我们中的大多数人那样,Frank意识到图表是一种重要的表达形式。这是因为一旦图表被很好地构思并设计出来,与不把数据制作成图表的形式相比,它能够使我们的交流更加迅速、清晰。如果图表没有被很好地构思或设计,就像Frank那样,提供的信息就会使我们糊涂而不是更清晰。让我们坐在一起听听Frank的陈述,同时小声地讨论他那“栩栩如生”的图表的有效性吧!
Frank开始了:女士们、先生们,早上好!我的目的是展示公司现在的情况,并且讨论如何提升公司的业绩。我希望在座各位能支持我提出的进军发展中国家的想法。我已经设计好了几个供大家阅读的辅助材料,我打算利用它们把我的观点表达得更加清晰。
首先,我想指出我们正处于一个健康的行业环境下进行竞争。从图0-1中我们可以看得很清楚:图表横向排列了三种类型的公司,纵向排列了11项指标,而且我们可以看到各个公司的业绩都是相当出色的。你坐在观众中间,怀疑自己的视力是不是下降了,因为你根本无法看清楚那些数字。

Frank接着说:在整个行业中,我们公司的业绩一直是很突出的。例如,2000年以来我们的业绩一直在持续增长,当然,除了2002年因罢工的影响而使业绩有所下降。
“哦”,你惊讶地低声说道,“我刚才错过什么了吗?”我能发誓我听到Frank说销售业绩已经明显地增长了,但我所看到的却是一系列展示主要产品所占市场份额的饼图。哦!等一下,我明白了!他指的是每个饼图(如图0-2所示)下面的数据!
Frank又继续说:与我们的主要竞争对手相比较,我们的投资回报排在首位,已经达到14%……

“什么排在第一位?谁排在第一位?”你说,“从这个图形(见图0-3)中,我看投资回报率正在上下波动啊……”

而且,自从2000年以来,在其他三个竞争对手丢掉市场份额的同时,我们和另一个竞争对手的市场份额却在增长(见图0-4)。

你在受挫的感觉中叹了一口气,“有人在我的橘子汁里放了麻醉剂了么?为什么我感觉我的眼睛和耳朵不是在和同一个人交流呢?难道我正在听取混乱糊涂的信号?我看到的图像与听到的怎么不一致啊?”
Frank继续说下去:在了解了这些销售业绩、ROI和市场份额发展趋势倾向的基础上,我极力建议将我们的产品销售到发展中国家。我们相信这些市场具有相当大的潜力。大家可能看不太明白这个图表(见图0-5),那就让我解释一下。我所展示的是2005年全球市场情况以及对2015年全球市场的预计。在一系列研究的基础上,我们预计全球的市场将会从80亿美元增长到超过110亿美元。我将构成全球市场的11个国家分列出来,计算出了每个国家所占的份额,然后我又计算出了每年每个国家的年平均增长率,把它们列在中央。正如大家从这些数据中看到的那样,发展中国家预期将显示出最快的增长速度。

这时你感觉有人用肘部轻轻推了你一下,并在你耳边说:“奇怪啊!这些图片要靠发言者提供很多辅助材料才能让人听明白。我认为一张图片应该相当于1 000个字的说明,而并不需要任何其他补充。”
Frank说:首先我们需要说服高级管理层,让他们确信当地的政治以及社会环境因素不会破坏我们的计划。最近一个针对16位高层管理者的意见调查显示,赞成与反对的意见各占一半。
“现在,你的杂乱无章使我们实在难以容忍,而且你的饼图使我想到午餐后的
甜点。”
Frank的意图很正确:他想利用图表来支持他的陈述。但是他的做法效果却很糟糕:他使用的一系列难以辨认、难以理解的图表降低了他的报告价值。我们来回顾一下他用过的图表,看看它们的失败之处。图0-1难以辨认。就像所有难以辨认的图那样,它患有APK综合症。症状就是报告者更关心的是他把什么东西放进了图表,而不是听众能从中得到什么。
Frank不懂做图表的字体要比报告的字体大4倍,而图表应该比通常表格简洁两倍,这样才能让人一目了然,就好比在开车看到广告牌和阅读杂志读到广告时,你感觉的那样。
而最后一张图,也就是图0-6,却又是另一种极端,它表达的信息是那么简单,完全不必要使用,这个信息完全可以只用文字来单独表达。也就是说,除了这种不必要的使用简单的图进行说明的情况之外,还有很多情况你可以完全不用图表:
1. 有时候图表显示出来的某些内容的精确度,给人的感觉就像大炮发射的范围及射程那样精准,这可能会引起误解。
2 . 还有些时候,对于听众很习惯的固定数据模式,比如有关公司的收益与损失情况的列表,如果将列表转换成图形,会使听众感觉很迷惑。
3. 有些人可能会对图表不习惯,或者抵制图表,或者对图表的作用产生怀疑,那么这种情况下就不要使用图表。
使用图表的一条黄金定律是:“越简单越好。” 制作图表相当耗费时间与精力,而且,你用的图表越多,能够记住它们的人反而会越少。如果在一个报告中只使用一个图表, 那么它会得到100%的听众的注意; 而如果你连续使用100个图表,有可能没有一个图表会让你的听众记住。
图0-5,就是描述全球市场的那一个,我称之为“图形化的表格”,既不像图,又不像表格。如果图不起作用,那么我们就希望表上的那些信息能引起人们的注意,但往往在大多数情况下,二者都不起作用。毫无疑问,这个图表能帮助Frank看清不同国家与增长的对应关系。但是,Frank没有将这些帮助他分析的图表转换为更简单的形式。
剩下的图0-2、图0-3和图0-4,有我们将数据转换成一个图形时都会遇到的问题:图形使用错误。在图0-2里,在需要使用折线图的地方他提供的却是饼图;在图0-3里,在应该使用条形图的地方他使用的却是折线图;在图0-4里,应该使用柱形图,而他却使用了散点图。
为了能够更快更准确地反映他要传递的信息,这三个图表应该是以下这个样子的。
尽管因2002年的罢工打击造成业绩下滑,但销售额还是从2000年的120万美元增长到2005年的340万美元,如图0-2(修改后)所示。
与4 个竞争对手相比, 我们在2 0 0 5年以14%的投资回报率排在首位, 如图0-3(修改后)所示。我们的市场份额已经上涨了4 个百分点, 从2 0 0 0 年的11%增长到了现在的15%。在我们的4个竞争对手中,A、C和D都损失了市场份额,但B的市场份额有所提升,如图0-4(修改后)所示。
现在这些图表都发挥了作用。这些图表中提供的信息有力地支持了标题,而标题反过来又补充了图表所论述的内容。在这种情况下,信息出现在图表中要比放在列表中更好。
现在你应该明白这本书的意图了。它的目的就在于通过教你如何选择并使用图表,从而帮助你向听众表达,不管图表是在哪里使用——在你的商业陈述或者报告中,在你的管理信息系统中,在你的电脑绘图软件包里,在你的年度报告里,抑或是杂志或报纸的文章上。
在接下来的第1章,我们将主要研究怎样把数据变成图表的形式。在第2章中,我们将提供一些典型的图表形式以供你借鉴。在第3章中,我们将会展示给你如何运用概念性的图片来传达信息,以及如何使用视觉性的隐喻。你肯定已经看到,我们随书提供了一张光盘,上面有供你下载的图片。
我说过,图表是一种重要形式的语言。它与其他任何一种语言一样,如果我们想精通,就必须有时间和耐心来学习词汇,然后练习它直到其成为你的习惯。因为多加练习要比单纯口头说说效果好得多,所以我就在书中插入了练习题以方便读者练习学过的课程。另外,第4章提供了附加的练习内容。在这里,我将展示一系列需要改进的图表,要求你自己改进它们,然后再与我的解决方案作比较。
现在,让我们进入关于如何选择图表的课程吧!

内容简介
关于报表的制作、演示的方法,我们似乎一直处于摸索的状态中。面对着左右手一般熟悉的EXCEL和PPT软件,大家都知道怎样把图表做得很绚丽,却不知如何将其表现得最为有效。于是,我们不得不忍受事倍功半的视觉垃圾,忘记了“图表应该节省一千句话,而不是需要一千句话来解释”。本书是一本从读者需求出发,将技巧和理念系统结合起来的书,揭示了准备成功商业演示所必备的技能和技巧,教你怎样把信息和思想变成令人信服的有影响力的图表,使听众明白无误地理解你的意图。数百条有价值的技巧和方法可使你的演示生动有趣并产生轰动效应。花最少的时间,用最简单的方法直击问题的要害吧!

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