搞定3:平衡工作与生活的艺术.pdf

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书籍描述

编辑推荐
1.《搞定3》为“戴维•艾伦GTD时间管理三部曲”的第三部,是时间管理大师戴维•艾伦关于GTD的新作。
2.GTD时间管理系统现已成为世界公认的最佳的时间管理工具。而《搞定3》以平衡人生中最重要的两件事——工作和生活为主题,剖析近年来各行业人士GTD应用反馈,进一步构建GTD法的思想框架,搭建GTD实施模型,是一本名副其实的GTD实施路线图。从而提升效率,缓解生活和工作的压力。
3.《搞定3》前4章认真分析了GTD现象、它的本质以及它何以在全世界迅速发展。其余部分探讨了自我管理的两个核心层面、分析了摆正视角的问题。书后还添加了描述GTD法基本模型的实用附录。
4.《搞定3》所讨论问题——提高工效、时间管理的方法和技巧,一直以来均为当今社会在极力寻找的东西。而《搞定3》提出的方法和技巧源于生活常理,且将工作流程管理的精髓用直线的形式层层分解梳理出来,简单易行,并已经过实践验证,具有极强的实用价值,无论在生活中,还是在职业生涯中都能派上用场。

媒体推荐
每个时代都会出一本独领风骚的商业自助书。20世纪40年代是《人性的弱点》,90年代是《高效能人士的7个习惯》。今天,人们关心的问题越发简单: Getting Things Done。这是大师戴维•艾伦2001年大作的书名,他在书中精辟地论述了高效工作的原则。时至今日,它仍在高度程序化、超负荷运转、忙得不可开交的职场人士中有广泛共鸣。
——《时代周刊》
艾伦改写了信息时代的自助传统。艾伦提出了把想法变成现实的实用建议,这使他不输先辈,且跃居同行前列。
——《连线》
GTD系统让人醍醐灌顶。生活还像往常那么忙,我的掌控感却强多了,就好像我驾驶一辆性能优良的汽车,实际开到了80迈,感觉却只有50迈。
——《财富》杂志
过去25年来,艾伦一直致力于帮助人们消除压力,高效工作。他也因此成为高效率方面具有全球影响力的思想家。
——《卫报》

作者简介
作者:(美国)戴维•艾伦 译者:梁卿 戴维•艾伦,全球管理咨询公司戴维·艾伦有限公司的创始人及总裁。在开发个人和企业潜力方面,他被普遍认为是世界级权威。过去20多年来,他提出GTD这样一套提高效率的方法,为成千上万职场人士提供培训,对一些全球企业提高工作效率起到推进的作用,亦被誉为提升工作效率方面世界上最具影响力的思想家之一。他曾在默克公司、福特基金会、世界银行、纽约人寿等机构做主题宣讲,推进效率提升项目。他开展的工作曾被《财富》、《快公司》、《华尔街日报》、《洛杉矶时报》等众多媒体报道。他发布的《效率原则》电子通讯订户超过3万人。

目录
目录
前言 // V
引言 从《搞定Ⅰ》到《搞定Ⅲ》// 1
第1章 GTD现象 // 15
第2章 步骤 // 49
第3章 自我管理的基本内容 // 61
第4章 获得掌控:捕捉 // 77
第5章 获得掌控:明确意义 // 103
第6章 获得掌控:组织整理 // 125
第7章 获得掌控:深思 // 157
第8章 获得掌控:参与 // 167
第9章 获得掌控:把GTD运用到工作和生活中 // 189
第10章 摆正视角 // 199
第11章 紧急问题:下一步行动 // 209
第12章 1万英尺:项目 // 217
第13章 2万英尺:关注和责任范围 // 227
第14章 3万英尺:长短期目标 // 237
第15章 4万英尺:愿景 // 245
第16章 5万英尺:宗旨和原则 // 255
第17章 摆正视角:重访“格雷西的花园”// 267
第18章 实际运用 // 275
第19章 尾声 // 293
附 录 // 298
致 谢 // 314

序言
前言
自我的前两本书《搞定Ⅰ》和《搞定Ⅱ》出版以来,我接触到成千上万名GTD方法和原则的热心实践者,收到数不清的读者来信和电子邮件,他们纷纷肯定了这套方法的效力。此后,我想得更多的与其说是继续充实这套方法的内容,不如说是站在全新的视角,思考这套方法何以效果这么好、适用范围这么广。这本书就是我的思考所得,希望与读者分享。另外,书中也补充了一些把它推广应用的方法。
在这里,我想照顾新老读者的要求,构建GTD方法的思想框架,难度可谓不小。不过我相信,这套方法本身的力量自会让新老读者受益匪浅。前3章认真分析了GTD现象、它的本质以及它何以在全世界迅速发展。其余部分探讨了自我管理的两个核心层面:第4~9章探讨了掌控的活跃要素,第10~17章分析了摆正视角的问题。书后添加了描述GTD方法基本模型的附录,仅供读者参考。
虽然这套方法的各个组成部分完全可以自成一体,但它们的总和却大于各部分简单相加之和。我建议你把它作为一个整体,以你自己的节奏兼收并蓄地学习。它的模型不可能比现在更简单,效果全看你对它的主旨的洞悉和妙用。

引言
从《搞定Ⅰ》到《搞定Ⅲ》

进步的艺术是在变革中保持秩序,在秩序中持续变革。
—阿尔弗雷德·诺思·怀特海(Alfred North Whitehead)
阅世深者笼统地提到所谓现实世界的“复杂性”,其实多半不过是他们自己没把问题想通而已。
—托马斯·索厄尔(Thomas Sowell)

要让我们的生活高效率,就必须保证事事顺利完成—即在工作和生活中,能够实现我们所追求的结果,获得我们所渴望的体验。而作出正确的选择,保证说到做到,始终是成功的必由之路。为了帮助人们高效地工作和生活,各类图书、研讨会、咨询和辅导活动可谓层出不穷,教大家如何制订计划、构思愿景、设定目标、树立价值观、激励自己和鼓励他人;而用来帮助人们做事有条理、管理时间和提高效率的办法也不胜枚举。
唯一的缺憾在于,人们对实现高效率总的原理缺乏根本的认识和有效的模型,即怎么让它真正管用。有没有一种普遍适用的方法,既涵盖了总体,又随时可以用在局部呢?
办法是有的,本书要谈的正是这个问题。《搞定Ⅲ》是一本让一切事务井然有序的手册—从塞得满满的电子邮箱,到严峻的职业挑战乃至下次休假,你都可以从容应对。同样的原则和方法可以用在所有事情上,你用它来处理工作和生活的方方面面时,神奇的整合效应发生了。工作的分量变轻了,而生活本身成了一项成功的事业。
把工作当成游戏,而且是好玩的游戏,只要我们牢记它的目标、界线、内容和规则就行。如果这些指标不够明确,就会产生不必要的压力,导致工作效率低下。但是,反过来,如果有现成的步骤放在那里,牢靠、可信,你知道必要时可以随时用它来理清思路,整合资源—不管眼下出了什么事都无妨,那么,你在工作中就会觉得得心应手、游刃有余。
同样,我们在处理其他日常事务时也要注重实际,提高效率,工作中的好办法可以用到所谓的“个人生活”中。把生活当做事业也不错,只要我们明白自己在干什么、要处理的事情是哪种性质,知道如何对待它们的结果和表现即可。矛盾的是,一旦我们不能有条不紊地处理日常活动,也就很难体现我们自己鲜明的个性。为了把家人照顾好,让自己保持健康、幸福,满足自己创造的需求,就要采取不少就事论事的行为。
把工作当做游戏,把生活当做事业,其实是一回事;它归根结底是一整套集中精力,培养专注的原则、行为和技巧。工作和生活两全其美并非遥不可及。把一套行为和反馈模式(它们总是很成功)内化成你的习惯,在工作和生活中时时运用,处处改进,就能做到两者兼顾。
2001年我的处女作《搞定Ⅰ》出版。它不仅被译成30多种语言售出上百万册,还受到了众多读者的广泛青睐,其中不乏企业管理者、大学教授、软件工程师、士兵、音乐家、学生和牧师等。书中讨论的方法—GTD由此广为人知,还成了自我管理的标准术语,你可以在网上搜到上百万条相关信息。
《搞定Ⅰ》出版几年来,每逢有热情实践的读者问我“接下来怎么做?”我的回答都很简单:“把《搞定Ⅰ》再看一遍!”它把“事情”分成5步,拆成具体的结果和行动,把你所付出的努力记下来以供事后总结。这个办法现在是、将来也是你掌控周围环境、调节心情的最好办法。同样,把你决心和初步打算去做的事情分别归入六层次法(Horizons of Focus),这么做过去是、现在是、将来也永远是你决定取舍的好方法。不过,经验告诉我,明白其中的道理和真正做到还有一段距离。如果能把这些模型长期、有效、全面地运用到生活和工作中去,每个人都能从中受益。世界上一些见识广博的读者觉得GTD方法新颖、效果显著、蕴涵深刻寓意,不过,它也应该是我们每个普通人对待工作(当做游戏)和生活(当做事业)的方法。
把GTD抽丝剥茧,条分缕析,就会发现它内涵丰富,很难穷尽。虽然身体力行GTD的部分精英们以为自己真的“懂了”,并且精益求精,不断在细微之处把它推到极致,却未必达到其力量的广度和深度。有经验的实践者“懂了”:他们仍有很多“不懂”的地方。人们使用我的方法以后,所激发的自我控制、专注、精力和创造力往往超乎他们的意料。多年来我语重心长地勉励GTD的实践者们:你们越是自觉地运用它,就越容易把它的用途推广,越能长期坚持运用。它改善个人生活和工作环境的潜力十分巨大,现在不过刚开始显现而已。
不难看到,它的原则和步骤并非简单地劝诫人们看到事物积极的一面,而是更进一步,提出了一种实用的方法,帮助人们认识并减缓被迫承受的压力。《搞定Ⅰ》中没有点破这条宗旨,但它值得我们深入探讨。那些日理万机的人们,使用几种基本的、相当平常的GTD方法,立刻可以减缓由于工作太多、变化太快造成的痛苦。由于这种减压的需求亟待满足,我的模型才会在一夜之间风靡全球。即便只是有一个妥当的办法,能让人们避免被电子邮件淹没,就已经功德无量了。而现实世界的问题比电子邮件的困扰复杂得多,解决起来也绝非易事。
人们“忙得焦头烂额”,迫切渴望在黑暗的隧道尽头看到光明;他们希望有个简单管用的向导,指引自己走出隧道。许多读者看了我的处女作,采用了GDT方法。他们说,自己才刚入门,只做到了一半。在把它奉为圭臬的读者当中,不少人觉得坚持不下去,很容易“回到老样子”。
他们纷纷表示,希望作者对GTD原则作出更为全面的阐述,以便彻底领悟,长期实践它。身为作者,我收到了关于《搞定Ⅰ》的大量积极的反馈,读者对它好评如潮,接触过我的培训材料的上万名学员也反响热烈,让我对这本书的体会和认识提高了一个层次,特别是书中提到的隐含在具体的工作流程管理和集中精力背后的内容。我渐渐领悟到,这些方法隐含的原则大有深意,超越了单纯的“个人组织整理系统”(personal organizing system),完全可以推而广之。这些年来,我看到,主动采用GTD方法的个人也好、机构也好,本身实力就很强大。直到这十几年,我才开始领悟到为什么会这样。我举办过为期一天的培训课程,叫做“GTD路线图”,在课上明确阐述了我的理解,并传授了一些普遍适用的方法来发挥它的效用。本书就是它们在现实操作层面的实践。
此前的《搞定Ⅰ》是一本基础读物、一本简单的手册,这本书则是一幅路线图,希望它可以增强你应对工作和生活的能力。开车和修车的技术不一样,同理,能领你上路和能带你抵达目的地的方法也不一样。会开车当然好,如果你还懂得汽车的机械原理,你在驾驶时就会更加从容、自信。
《搞定Ⅲ》不是《搞定Ⅰ》的补充或修正。相反,它是在《搞定Ⅰ》的基础上,对GTD原则和用途的进一步深化。采用GTD方法(不管在哪个层面),都能产生积极的自我管理效果—自主性增强,看问题的角度也更具建设性。它对处理各种问题都行之有效,从收拾办公室里堆得到处都是的文件,到安排与其他部门的合并,甚至承受伴侣去世的打击,效果都很显著。人们觉得一切在自己的控制之下,觉得自己能把事情引向正确的方向,才会从容不迫。人们必须有掌控感,才能在保证生存的基础上建设性地考虑问题;而想到眼下的事务,也必须觉得它们是方向明确、有意义的,并且值得花费心血、投入资源的。
掌握主导、摆正看问题的视角,在许多情况下可以取得建设性的效果,这在节奏快、变化多的当今时代显得尤其重要。上午也许最适合整理工作篮①,吃过午饭,就该动脑筋考虑某个大项目了。在组建团队前,也许应该首先明确它的主要目标。在制订下次全家出游的计划前,先完成另外几件重要的事也许更有成就感。换句话说,在某个具体的时间点,你没必要、也不愿意全神贯注、面面俱到地考虑工作和生活中的每件事。不过,搞清楚哪些办法对哪些问题最管用,哪种视角在哪种情况下效果最好,是大有益处的。
我在这本书里提出了几个模型,共分成11个部分,各个部分都可以全面运用到生活中。各个部分都有简单实用的步骤,每个步骤也都自成一体,可以随时随地用来处理各种棘手的情况。你用不着制订“系统执行”计划,也能体会各章提出的具体方法的好处。我想大家会同意我的话:它们的总和大于单个相加之和。但依然存在一个不容忽视的事实:很多人不肯采用它,因为他们以为这套方法必须统一使用,拆分则无效。也有些读者接触了GTD模型,认为这套完整详细的方法本身太过烦琐,用起来太麻烦。其实,这套方法中的任何一个环节,都够大家广泛讨论和认真研究的。
GTD的原则环环相扣,这一点除了对“日理万机的专业人士”(他们深受我的前期著作的吸引)有好处之外,对广大读者也益处良多。举个例子,掌控工作流程的第一步,是想一想引起你注意的每件事,把它们逐一写下来,再分门别类归到一个可靠的“工作篮”里,然后再决定每件事的意义,考虑你该怎么做。把心里想到的事一一列出,消除紧张情绪(外在和内心),这条原则对你希望掌握主动的其他各项社会事务也很管用,比如跟孩子谈话、出席商务委员会议等。如果你彻底领会了这些提高工作效率、减轻压力的基本原则,把细枝末节抛在脑后(而不是放在心上),就会受益无穷。如果你明白了GTD原则隐含的意义,搞懂它们的作用原理,就能做到随心所欲,驾轻就熟。
写给那些熟悉GTD的读者
就我的经验而言,欣然采纳GTD的读者基本上可以分成3大类:
1. 以为自己懂了,其实似懂非懂。
2. 有一定的领悟,但是知道自己还没有充分发挥GTD的效用。
3. 掌握了它的精髓,在一定程度上真正做到了“高水平”的运用。
(也许你说还有一类读者:懂是懂了,但他们认为不值得去做。说实话,我还没听说过有这样的人,也许压根儿不存在吧。)自《搞定Ⅰ》初次出版以后,我这么多年从没听到有人抱怨GTD模型不管用。我听到的无一例外都是说:“太棒了,真好,真有举重若轻的感觉。我才刚入门,我觉得效果很好,可是我不知道怎么把它发挥到极致。”以及诸如此类的话。
第一类读者:自以为实践了GTD方法,他们采用了其中一部分方法且效果显著。如果你属于这一类,我想请你再把这个高效工作的模型完整地好好看一遍。人们对GTD的普遍印象是,它提出了处理电子邮件和文件归档的顶呱呱的好办法(的确是这样);这些方法取得了立竿见影的效果,许多人就此止步,不再继续前往下一步,比如,解决重要性排序问题的层面。他们也不再深究这些办法为什么管用,背后有什么道理。技术领域的GTD方法实践者大多很喜欢列清单的方法,比如列出各项事务,再加以归类和组织,至此也不再继续进到下一步,比如再想一想清单上的事务是怎么想出来的,为什么不能有遗漏。而这些问题才是提高效率的关键。
第二类读者:他们认识到GTD极具价值,却难以长期坚持运用。对这类读者,我想对GTD模型作出全新的深入阐述,提出运用这些原则的更多渠道和可能性,重新点燃大家的热情。GTD的实践者大多表示,他们希望能把它“坚持”下去;这本书会给你鼓劲,帮你做到这一点。
第三类读者:领悟到了GTD的真髓,也真正把它的原理用到了实处。这类读者属于极少数人。他们已经发现,GTD方法具有更深、更广泛的用途。如果你属于这一类,那么,我想用更多、更高级的方法,推广它的效力,巩固你的成功。你是终身学习的楷模,你知道自己在学习一门改变生活方式的课程。
写给那些不了解GTD的读者
《搞定Ⅲ》的目的是加深读者对GTD根本原则的理解,搞清楚这些原则为什么起作用,在无穷的应用范围内可以产生哪些正面结果,如果无视它们,又会引发什么样的不良后果。
你用不着先读过前一本书,也能从这本书中汲取智慧;不过,你可以把《搞定Ⅰ》当做这本书的有益补充。《搞定Ⅰ》内容扎实,条理清晰,它一步一步教你为自己量身打造提高效率的系统。书中还包含了大量实用的细节和方法,本书不再重述。不过我在这本书里总结了GTD模型的基本要素,还把读者的实践经验跟大家分享。经验证明,书中的方法是有效的,它们的运用范围还可以进一步扩大。
这里我将重点论述GTD之所以行之有效,是哪些基本要素使然,它为什么在各行各业引起众多读者的广泛共鸣。你会发现,它所包含的许多智慧,在当前和未来生活的广阔天地中大有用武之地。
我将把由GTD产生的一些普遍适用的方法告诉大家,这些方法今后还可以继续改进。新的方法也必然会出现。比如,如果《星际迷航》(Star Trek)①中的计算机研制出来,它能识别你在一般环境下的语音,程序也极容易设定,你只需对它喊一声,就可以发出语音指令:
“电脑!”
“我在,戴维。”
“我想要酵母面包。”
下个星期,食品店就按时把你要的东西送到了家门口。
“电脑!”
“我在,戴维。”
“关注层面—游玩,下次去纽约—雕塑展。”
你的日程表上一出现“纽约”,就会收到一封电子邮件,提醒你纽约当天举办的雕塑展。你重点关注的对象、兴趣和职责范围内的自动查看系统每6个星期在电脑屏幕上显现一次,其中就有“纽约的雕塑展”一项,在你预先列好的“游玩”一栏。
我写这本书的时候,这种计算机技术已经研发出来,只是暂时还无法推广。但它所暗示的高效行为模式,让我想到一个主意,把它用可靠的系统记下来,经过适当的处理、组织,在适当的时候反馈给你,现在和将来都是完全可行的。这时候,你要做的事(如果你觉得值得一做),就是想一想怎么独立完成这套“知识型工作者的高难度动作”。
如何使用本书
我强烈建议你在读这本书时,手头备一个记事本和一支钢笔,或其他录音设备也行。准备好这些东西,你就已经在运用书中的一项根本原则了—把注意力提升到意识层面,一有想法就马上记下来,其中也许有些事值得一做。记下来的事项可以引发各种相干或不相干的念头,有的也许包含重大信息,对你的将来影响深远。从现在起到你看完这本书为止,其间你的思绪会任意驰骋,天马行空,那么,千万不要错过这个机会,这里有一座蕴藏丰富的金矿呢!
手头常备一个小本子,想起什么就随手记下来,这是个好习惯,即便这个本子只是放在那里。你把它放在手边,这就是一种“假设的肯定”(assumed affirmation)①。它唤醒你的意识,让你对潜在的价值保持敏感。你的心态是“万一它有价值呢”,那么,也许后来它果真有价值呢。
《搞定Ⅲ》也能帮助你开展自我培训,你也可以把这个经过实践检验的高效模型教给别人—和你有关的人、你所属的团体。随着生活和事业的推进,我经常提醒自己别忘了这些方法的教益,因为我也要在各种情况下抓住重点,完成工作。我写这本书,不是因为GTD方法的奥秘已经挖掘殆尽(绝对不是!),我只是想把我对一些高效方法的认识与读者分享,因为我们都想、都能、都应该发挥它们的作用,让自己和他人受益。
我敢保证这本书能为你提供丰富的思想养料。迄今为止,我还没有遇到一个自觉的、心态开放、极具创造力的人,表示不想提升自己,不想站在最佳视角,全面掌控自己的世界。这本书没有给出最终答案,但是你可以通过可信赖、可操作的步骤找到最终答案。更重要的是,《搞定Ⅲ》提供了一幅路线图,它指引你找出该问的问题,找到执行最佳解决方案的时机和方式。
巩固成功
奥运会运动员早就知道,在参加比赛前,幻想自己夺得冠军时的情景,能大大地鼓舞士气,取得好成绩。为了取得类似的效果,我建议你现在先把这本书放下,在脑子里幻想一件你希望在读过《搞定Ⅲ》之后真的会发生的事情。
首先,想一想你为什么买这本书。书店里各类书籍琳琅满目,你完全可以买另外一本;现在你也完全可以做另外一件事。这本书究竟哪一点吸引了你?你希望从书中学到什么?
让我来猜猜你这么选择的理由。你希望在自己事务冗杂、力不从心的时候,能控制局面,分清轻重。你想让自己在必要的时候,有个万全之策,让你始终把握方向,胸有成竹,成为同辈中的佼佼者。过去你不敢冒险,但是如果有了合适的工具和技巧,你很想冒险做几件事。有了这样的信心,你也许就能获得辉煌的成功。我猜得对吗?
我保证,只要你善于学习,懂得抓住重点,并且有一定的自控力,那么,掌握一些简单的技巧,上述愿望甚至更加高远的梦想都是可以实现的。在本书中,我将带你穿梭于工作和生活的诸多层面。一部分有待改进的重要领域其实很平常,就像处理电子邮件、关心家庭事务一样平常。我想勉励你牢记终极目标,那就是,掌握这本书的精华,并不断修正自己,长期追踪各项事务,让它们有条不紊地进行。
本书没有现成的答案,而是让你自己寻找到答案
不要指望《搞定Ⅲ》能明确地回答你提出的一些具体问题,例如:我该不该换一份工作?我要不要重新开始谈恋爱?我应不应该买下这家公司?我们该养一只狗吗?但是,使用书中的方法,你可以自信地得出自己的答案。
《搞定Ⅰ》让我们看到希望,这正是全世界近年来翘首企盼的东西。它告诉我们,跟随正确的向导,走出隧道就是一片光明,每个人都可以从容地超脱于信息太多、变化太快、选择太多的喧嚣尘世。
《搞定Ⅲ》交给读者一把相信自己的决定的钥匙,这正是读者所需要、所渴望的。是啊,每个决定、每次行动都是一次冒险。你永远不知道,此时此刻,你是不是在做最该做的事。这个世界上从来就没有什么魔法能消除一切顾虑,以后也不会有。但是,我们可以通过几个具体的步骤来降低风险,提升做事的意愿和能力。在意识全面提升的状态下,对自己做的事情很自信,就可以做到从容不迫、游刃有余。
在这个物欲横流的时代,没有什么是完美、永恒、亘古不变的。如果你相信它们存在,一定会大失所望。我们努力在瞬息万变的世界找到一些隽永可靠的事物。要想以不变应万变,我们所能拥有的就是一套万无一失的方法。而洞悉我们自己和宇宙存在的真谛,才能让人释然,才可以找到最终的答案。不过,有句阿拉伯谚语说得好:相信真主的同时,请把骆驼拴好。

后记
那些一心面对现实、不受过去羁绊、不为未来发愁的人们活得充实,而且他们的人生很圆满;他们发现了知足常乐的秘密。
—奥尔本·古迪尔(Alban Goodier)

如果说人生是一段旅途,不是一个终点,那么,GTD方法就是要指引你前进,让你作出明智的举动。换句话说,就是教你学会有始有终,做事把握方向,摆正视角,体现自主。它没有给出具体的答案,也不是万全之策,而是一套可以运用的方法。而你参加比赛的获胜之道恰恰在于方法,而非最后的得分。
如果说难就难在“全力以赴”,即在工作和生活中积极地、建设性地表达自我,经历人生,那么,有没有一套具体明确的办法,可以让你学会,可以用它来达到圆满的结果呢?我希望你读了这本书以后,能作出肯定的回答。在如水般流淌的岁月中,的确有些好办法可以用来处理生活中的新情况、新问题,达成我们的意图。这些方法虽说能被人理解,而且普遍适用,却不会自动起效。形成一定意识,适当地、系统地加以运用,能够显著地改善办事效率,不过,前提是你的系统必须管用,而且你必须自觉地运用它。
我用一本书的篇幅阐述了我们在生活中获得掌控、摆正视角的各个步骤和层面,目的是说明和探讨相关的具体内容,强调在不同的时候、不同的情况下必须采用不同的工具、方法和手段。其实,我们处理生活和工作问题时经常是抓到什么用什么,很少遵照一套条分缕析、规整有序的程序。
虽然我熟知掌控的各个步骤和层次,却很少有什么时候刻意想到它们。我尽量只留意那些最让我操心的事,尽量将它们又快又好地解决,让大脑重获清静。不过,我训练自己掌握了GTD模型以后有了信心:我可以用一套正确的行为和思考模式来处理面对的复杂情况。
之所以要对这套方法孜孜以求,是为了确知,必要时你有能力运用正确的工具和方法。虽然你有能力主持召开小组和家庭会议,商量长远目标,却觉得处理电子邮件有些力不从心,那么,你的心力就会大大削弱。你能果断地执行具体的任务,却不清楚怎么向老板进言,提出改进战略的主张,那么,你就无法始终保持“舰长和指挥官”的状态。
好在这些难题都可以用5步掌控法和6个层次加以解决。我要重申,我虽然想把这个模型变得更简单,却做不到;如果模型再复杂一点,又会损害它的普遍适用性。我尽力避免把它简单化(削弱功能),也避免把它复杂化(超乎必要)。
有意思的是,人们出于实用,贯彻了这套原则以后,发现工作压力大大减轻,进而把它们推而广之,用于就事论事地处理生活方面的问题,从而验证了这本书的副标题。这并不意味着他们朝九晚五的生活变得支离破碎,也不意味着他们处理家庭事务时成了冷冰冰的机器。只不过他们明白了一切道理都是相通的,找回了把工作当游戏的乐趣,也在私人生活中获得了更大的自由和主动性。
我希望这本书可以教你掌握一些没有时间性、放之四海而皆准的方法,从而收获累累硕果。我怀疑我论述的这些道理,其实你都明白。但是我想,只要书中有些内容是亘古不变的真理,即便再次相逢,依然能够拨动你的心弦。我可以肯定地告诉你,在本书写作期间,我对这套方法的认识大大提高,感触也更深了。我也是跟大家一样,还得继续学习。
某大学的一名管理者用下面的话描述了他的感受:
我深信我还没有彻悟,因为每次我满以为已经掌握了它的精髓,结果却总是再听一遍后又有新的收获。我自认是善于学习的人呢!我每听一遍,觉得悟性强了,理解得深了。有意思的还有,我心目中重点关注的对象一直在变—我参透了一个层面,另一个被我忽视的层面又冒出来,把我吸引住。那感觉相当奇妙。我回想起来,你说过会出现这种情形,不过,我没料到这么奇特。
这是鼓励你在将来某个合适的时候,再把这本书的内容读一遍,总结一遍,体验一遍。
运用GTD方法,尽量检验它,看它有没有用。要把它运用到一切需要加强掌控、摆正视角的场合,把这些原则和方法教给孩子们,在市镇会议和董事会上运用这套办法,劝你的妻子(丈夫)、上司或秘书也来学习这套方法。把它们融入你的日常交流中,变成你的口头禅吧。
“你最操心什么?”
“你希望达到什么结果?”
“下一步怎么行动,把它继续推进?”
“你对某事发生兴趣,真正看重的是什么?”
“你用什么来追踪这件事?最好把提示信息放在哪里?”
……
请你把从《搞定Ⅲ》中获得的心得体会与大家分享。让我们共勉:这些办法效果越好,用得越多,我们大家参与社会生活就越积极,越轻松。操作电脑、召开员工会议、了解孩子们的新动向、起草提案、在街上散步等,乐趣就更多。一切尽在掌握是个纯粹的方法问题,方法近在手边,圆满的结果自然水到渠成。

文摘
第18章
实际运用

人们不关心你遭遇了怎样的惊涛骇浪,只关心你的航船有没有顺利抵达港口。
—劳尔•阿姆斯托(Raul Armesto)

这本书提出的流程在日常生活的实际运用中效果怎么样?“格雷西的花园”显然是现实生活中类似案例的提炼和浓缩。各种各样的模型向来都是完善、规整的,实际生活则不然。我们在生活中遇到的事情五花八门,形形色色(毫无秩序和规律可言),案例研究和比喻、寓言根本无法涵盖。你读到这里,也许会觉得,你目前的生活就变幻莫测,好像雾里看花,根本不像我在书里描述得那么清晰。我自己也常有这种感觉。不过,我在书里描述了几个稳定不变的参照点,你可以用它们来检验,你是不是一直在进步,而且一以贯之。
我试图描述怎样一步一步获得掌控和摆正视角,它们的先后顺序是基于我的经验,我觉得这样最容易取得效果。捕捉、明确并把引起你关注的事务条理化;在活动所涉及的各个层面逐项追踪和总结它们;果断执行,采取当时看起来是最好的办法的举措;这个流程几乎不会错。作为一整套配合默契的思考和行动方式,它有助于你在生活和工作中达到并保持“舰长和指挥官”的境界。

有难度
你也许意识到了,很难一直保持平衡、放松和专注的状态,因为事情是复杂多变的,出乎意料的新问题让人应接不暇。鉴于这种情况,这个理想的自我管理模型的完整性和稳定性很快就会受到损害。一大早时你比往常快半拍,上午一连接了3个紧急电话、得知一个重大项目发生了意外、咬了一口硬饼干把牙冠撬松了、收到得花一上午才能处理完的电子邮件以后,节奏就变成慢半拍了。你发现,你不得不想办法把千头万绪集中起来,为下午的工作理清重点。意外也可能是你的人生伴侣得到一次发展事业的机会,要求你更换工作,于是,你不得不重新思考多个关注层面,才能重获平衡;或者你发现自己怀孕了。
要想生活、工作齐头并进,遥遥领先,并不是让一切事务井井有条,纹丝不乱,而是熟知人生地图的横向和纵向坐标,一旦遇到突发状况,能够马上重新找准定位,为自己指明接下来的前进方向。
你知道什么时候该马上处理电子邮件,什么时候可以暂时将其搁置?什么时候该召开员工会议(安排哪些事务),什么时候开会是在浪费时间?什么时候该陪孩子们散步,什么时候该一个人出去走一走?什么时候该回头总结一下项目笔记,补充新资料,而不是接着起草长篇大论的提案?人们一直在面对和处理这些问题,每天要作出上千次决定。你每想到一个问题,都把它想得比其他事情更要紧。作出明智选择的奥秘在于铺好一条道路,沿途做好标记,让你能一路上目标明确,行为妥当,最后取得最好的结果。

为意外作好准备
若是你跟我一样,大概不觉得自己一贯聪明、自觉、情绪饱满。有时候你机智敏捷,有时则迟钝呆板,畏首畏尾。问题在于,你在思维敏捷、精力旺盛的时候,很容易失去时间感,以为这种状况会一直持续下去。真正的聪明人明白,这种状态持续不了多久。他们有这种意识,就会自觉地建立一套流程和结构,让自己在精力涣散的时候,也能做事精明。不聪明的人,才不会未雨绸缪,提前为脑子不灵光的时候作准备。
使自我管理难上加难的是,最该做的事往往是你觉得最难做到的。你需要制订计划,却根本抽不出时间。你需要休息,却是压力极大、必须全力以赴的时候。你该处理一些鸡毛蒜皮的生活琐事的时候,却必须持续关注“战略性”问题。
现实生活很少符合你在某个时刻的心情,所以,建立一套方便好用的结构,把掌控和视角的因素面面俱到地处理好,用它使自己的内心和外部世界保持平衡,是明智之举。

运用工具和窍门—启动系统
再没有比顺手的工具、舒适的环境、简单的行为指导更能让你提高效率、如虎添翼的。在宜人的工作环境中,依靠灵巧的习惯和程序,以适当的工作节奏执行事半功倍的举措,也容易赢得比赛,让企业的经营取得成功。
换句话说,你要有个好的系统。我有位朋友是某大型制衣公司的质量和研发主任。他告诉我,他们的研究表明,业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善,额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计,效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。他在评价GTD方法的价值时提出了自己的观点:企业的制度改进虽然可以提高机械的工作效率,GTD方法却是高效思考步骤的首创。
我只能同意他的话。行政思考是每个人(不光是行政人员)必须用来确保工作顺利的流程,流程一旦被认识和领会,就必须加以强化和流线化。
最近某全球知名企业启动了一系列运用GTD方法的开拓项目,对象范围涉及领导层、他们的直接下属和助理。他们把获得掌控的几个好办法介绍给大家,特别强调了电子邮件、会议和工作流程管理,就在每天的工作中节省了不少时间,显著提高了决策、规划和创意思考的质量。人们并没有因为培训变得更聪明(虽然大家觉得学会了把脑力用对地方),工作也没有更卖力。他们不过是运用了捕捉、明确和组织整理等步骤(都是GTD系统的组成部分),消除了导致精力涣散的因素,消除了未经处理的“材料”对心力的消耗而已。
这些掌控和视角要素看似简单轻巧,养成习惯长期坚持下去好像也并不费力,真正做起来却不见得那么容易。是的,虽然把工作当游戏、把生活当工作,让两者齐头并进的最佳计划是微妙的内心思考的结果,拥有现成的最佳结构,引导明智的思考和专心一意的执行,却能起到事半功倍的效果。

建立系统的结构
根据多年的经验,我们注意到有几个关键要素与轻松地运用这些步骤取得预期效果关系重大。每个要素都能显著地帮你克服下意识的抵触情绪,养成自觉运用的习惯。你在忙得不可开交的时候(比方说紧张的工作日的上午,比方说你要同时照顾两个孩子,一个3岁、一个6岁),很容易把所谓的流程忘得一干二净,因为你必须自觉地开动脑筋,必须刻意努力。你的自我管理法必须具备思考和组织的硬件和空间,它们的品质越高,用途越大,方法越简便,你就越容易获得掌控和摆正视角。

一定要用方便好用的捕捉工具
你要把源源不断地出现在脑子里的想法、信息和事务抓住,客观地加以陈述;要尽可能地让这个过程变得简单有趣,并养成雷打不动的习惯。这些年我打过交道的人为数不少,绝大多数成年人在改变行为模式时,遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来,再用一套程序加以处理。这个习惯(也许你还没有养成,赶快行动起来吧)可以产生惊人的效果,因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。
现在你手边有什么东西可以用来写字或者录音吗?你手头常备有这样的东西,以便晚些时候再对里面的内容进行处理吗?如果没有,我建议你准备一个笔记本和一支钢笔,袖珍录音机也可以,把它们随身携带。家里、办公室的电话机旁边也要常备一个笔记本。不管在家还是在办公室,你在书桌前坐下来的时候,要有一个翻开了新的一页的笔记本。在你动脑筋想问题、在你会见别人的地方放一块白板。考虑买一个心灵地图、描画轮廓和其他格式灵活的头脑风暴软件。考察一下有没有可以把电话信息转换成电子邮件的誊写服务。一定要把你看着舒服、用着顺手的工作篮摆在你的工作台前或者家里合适的地方。在你的公文包里装一个塑料或者聚乙烯文件夹,专门用来捕捉你想到的念头。
生活中,我要随时保持大脑清空、事务有条不紊,最重要的工具莫过于可以放进工作篮、随写随撕的即时贴,从不离身的袖珍记事本和公文包里随身装着的红色文件夹。
我把这些东西看得很牢,没有一样东西落在外面,它们始终是我重要的掌控手段。随着年龄的增长,我经常在一些毫无关联的地方想出妙点子(这是成熟而不是衰老的迹象!)。我在研讨会的空隙喝咖啡的时候,想到6个月后的大项目。我在项目会议上,想到要去商店买几样新奇的小玩意,以备几天以后招待客人之用。我知道,我在这些场合捕捉到的一切都各有归属,在合适的时候将得到妥善处理,那感觉真是太好了。
我的经验是,你在工作和生活中的资格越老,责任越大,你在工作场合以外想到工作中的好主意,在家庭范围以外想到与家庭有关的妙点子的可能性就越大。你的责任多了,在履行这些责任时,更要抓住重点,主次分明。你在全力以赴处理一件事的时候,没有工夫操心别的事。大有深意的奇思妙想往往是在最奇怪、最离谱的时间和地点想到的。养成良好的习惯,善于利用工具,在它们一冒出来就牢牢抓住,并尽快作出处理,是标志性的“舰长和指挥官”型体验。

建立日程表和行动清单
你也许已经习惯了在工作中用日程表记事。一定要保证它的标记和提示信息全面而准确,你能信任它,看到它就一目了然,它显示的时间表一览无余。
如果你还没有这么做,就请你想一想怎么归置提示清单,如电话、外出事务、电脑事务、家庭事务、“等待”清单等。如此分门别类以后,就可以用文件夹、活页笔记本、行动软件和文件夹软件轻松进行管理。如果你此前没有接触过这套方法,想试试看效果如何,我建议你用简单的、用得顺手的工具来安排这些提示信息,并使之条理化。

设立专项事务清单
你希望设立和保存无限量的清单,随时找到自己想查看的内容。你想把自己在每个关注层面想到的念头一一捕捉,比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等,为了便于查阅,必须把它们条理化。
这种专项事务清单使用纸质规划书效果很好。你也可运用格式自由的多种软件,比如微软Outlook的Notes功能或Lotus Notes的Personal Journal数据库。只要它能让你创建条目,把问题分门别类地整理好就行。

设立参考系统
数字和纸质的参考资料可谓浩如烟海,你需要把内容庞杂的资料整理好,做到用起来便捷舒适。如果你没有建立参考系统,没有使它发挥作用,“材料”就容易大量堆积,其他条目的提示清单和资料也很难一直保持井井有条、条理分明。

在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台结构
要想赢得工作(作为游戏)和生活(作为工作)的这场竞赛,你要做一项重要投资,即准备好一个工作台,用于思考和处理各种事务。你在办公室和家里都要准备一个工作台(如果你不是在家工作),还要准备一个可以随身携带的微型工作台,以便你在出差或出门在外时保持专注、条理和高效率。
最能督促你保持自主性,最能刺激你的创造性思维的,莫过于有个舒适而一应俱全的地方,能让你施展拳脚,处理各种事务。工作台给你的感觉应该像是飞行员的坐舱,操作和通信工具、任务提示、辅助和参考资料、激发创意思考的玩意儿尽在眼前,触手可及。如果你没有这样一块地方,或者你的工作台乱七八糟(以你的标准),乏善可陈,那么你将不得不花费一定的时间进行收拾整理,而不能一走进去就真正用它做事。你必须能够随时进入工作状态。
你还应该在办公室和家里有自己专属的一块领地,由你安排和掌控,在你埋头工作时不受其他人干扰。可用的空间不必很大,但它必须是你的,由你做主。
当然,如果你有一间虚拟办公室,也就是一个收纳处、一套工具,起到类似移动的办公桌的作用,也能大大提升自由感,加强你专心做事和自主掌控的能力。一个好用的公文包或者提包就成了必备品,我有几只款式和功能不同的手提包,满足我在不同时间、不同地点的需求。

把系统充实起来
把结构和系统安排就绪是一码事,让它帮你卸下心理包袱,起到记录和提示的作用,派上大用场却是另一码事。系统的内容如果不充实、不全面,大脑只好继续费力地追踪诸多事务,收集各种信息。

完成大脑清扫工作
如果你是刚刚起步,想试一下我建议的办法,首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。你要在生活和工作的地方做一番全面的现场检查,把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住,整理好提示信息。
既然你现在还没有养成几十年如一日的习惯,那么,你要借助外在的工具,把残留在脑子里的想法撬动,使之外化。附录1中的“未完成事务提示清单”可以提供有益的帮助。有了好的捕捉工具,就迈出了重要的第一步,但是,养成常年坚持、牢不可破的习惯,才真正难得。如果你在阅读这本书的过程中,脑子里冒出了什么主意,我希望你已经用一些办法把它抓住,保证不让它溜掉。

用项目和行动来改进你的系统
你是否还可以做点什么,让系统更完善?你会想到一些极好的项目和行动,它们能改善你的流程。如果你决心落实,一定要把它想得很具体,比如“最后完成自我管理系统的设定”。把它作为一个开放的项目列在项目清单上,经常评估,把它不断向前推进,直到满意为止。

为整理腾出时间
整理要花时间。我在第5章“获得掌控:明确意义”中提到过,光是处理每天收到的新问题、新情况,每天就得花一个小时左右时间。这是高效率的时间分配,你要趁这工夫思考、决定、执行简单的事务、筛选资料、沟通、明确和条理地安排新的工作。你不可能在绞尽脑汁地完成艰巨的任务或开会时作这番梳理。不少管理者发现,留出上班的第一个小时处理这类工作很有好处,却很少能抽出时间不被打扰。有的人工作环境稳定,可以上班第一件事、下班前最后一件事做清理战场的工作,不过,很多人也许只能“抽空”整理自己的工作篮—他们一整天都很忙,只好忙里偷闲。
关键是要明白,它要花时间。如果你一整天会务繁忙,分身乏术,那么,整理工作会至少滞后一小时。这种情况本身没有错,只要你心里知道这件事必须“加急处理”。但是,许多人似乎不认可、不接受这个现实,徒然地设法弥补失去的时间,却劳而无果,备感挫折。这就好比抱怨冲个澡占用了你的时间!有些人知道整理需要投入时间和精力,养成了在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯,而不是喋喋不休地发牢骚。

每周回顾
每天的整理很少能做到板上钉钉、毫厘不差。每周回顾却不然,如果你还没有养成习惯,最好把它记在日历上。每周回顾一次,你可以对自己的世界重新作一番瞭望,这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要,它的好处不言而喻。①
我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信,你会好好利用这段时间,即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间,知道自己可以把滞后的工作做完,就会在整个一周里保持轻松的心情。

执行关注层面高度的活动
要想给予足够的重视,2万到5万英尺摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划,与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标,与老板一起对工作作一番总结,这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视,主动计划,专门安排时间。
如果你想在更高层面摆正视角,就必须考虑采用什么形式,请谁参与,并在日程表上标记执行时间。

使用这个系统
设立你的系统,把各项内容填充就绪,顺理成章的第三件事是把它付诸运用。一切结构的最终目的不外乎给你的生活和工作提供便利,使之顺风顺水。
你在多长时间内搁置那些可能有意义、有价值的事务不予处理,却不影响你的自主掌控感和适度的专注,当然全在你自己以及你的具体情况。关键是看你是不是一旦决定整理,就能尽快把它们整理一新,并且对结果很满意。这也是GTD方法让人气定神闲的原因所在—你不必加快脚步,不必更加卖力地工作,却知道一旦情势所需,你能做得很好。造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务,它们噬咬你的神经,造成焦虑感。
下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。

使用和及时清空工作篮
现在,这个办法应该是不言自明的(如果你还没有行动起来),你要养成使用工作篮的习惯,用它来营造掌控和放松感。工作篮的作用不是把东西放进去即可,你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化,直至你习以为常:把你用于收集的一切工具全部清空,包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时,让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免,但这种情况应该是例外而不是常态。

每周回顾
我必须再次重申,要想掌控引起你关注的事务,最好的办法莫过于每隔几天作一次回顾,及时处理新问题。你要督促自己这么做,并长期坚持下去,这是可以让你终生受益的好习惯。

经常重新评估和更新你的系统
一切东西都会过时。你的生活在变,责任在变,你某方面的能力在加强,另外一些方面在减弱,你的兴趣爱好也在发生转移……变化永无止境。只要你知道自己一定会回过头来,对当前事务作一番彻底整理,心情就会大为释然,也肯放远目光,信心十足地大胆探索。
这种总结回顾和重新调整可能也是你希望定期作的:清理文件归档系统,重新思考清单的管理和现在可以尝试的新方法、新技术等。
作这番总结的一个好办法是定期搬迁:办公室、家、电脑系统等。不管什么时候,只要你必须连根拔起,再重新安置—家庭或者办公地点迁址或者数码资料大转移,你都可以以此为契机(有时候是十分必要的),对资料和系统作一番彻底整合。如果你不可能经常搬家,也做不到定期转移数码资料,那么,你定期检查(至少也要对此持开放态度)自己的系统也好。这是实践那条基本告诫的好地方:关注引起你注意的事。如果你觉得,文档过期、储物间杂乱不堪、电脑资料很难查找、花园小屋里的园艺用具到处乱丢,这些让你心神不定,那么,你该赶快创建新的项目和下一步行动,让你的结构重新焕然一新。
我每解决一个问题,并把它从清单上勾掉,都会如释重负,并且马上冒出另一件绝妙的事取代它的空间。我还发现,问题不在于你身边有多少件事等待处理,而在于你心里对这些事是什么、分别该怎么处理有没有谱。
那么……
你也许注意到了,我上面描述的设立、充实和运用这个自我系统的步骤不外乎常识而已,你对它们并不陌生。但是,我希望这番对获得掌控、摆正视角的探讨能让你在大背景下理解它们的用途,掌握它们的结构和行为模式,进而激励你行动起来,提高自己的工作效率。关键在于去掉妨碍它们发挥作用的因素,让你能够在必要时回归“舰长和指挥官”的模式。

如果你自觉应接不暇……
你怎么知道自己该收集、处理、组织和总结呢,还是简单地执行?究竟哪一步最重要?答案又回到了本书的主旨:什么引起你的关切?这5步中哪一步比其他步骤更要紧?它们是相辅相成、共同作用的,一般来说在重要性方面没有先后,只在特殊情况下你才可以问:“这个链条中最薄弱的环节在哪里?”虽然你的工作篮里堆着大量待处理的材料,但是也许你该执行某些重要任务,因为它比清空工作篮更要紧。有些时候,把众多事务安排妥当,使之各就各位是当务之急。不过也有些时候,首要工作应当是退一步,总揽全局。
如果你不知道自己此刻该干什么,我建议你清理一下工作篮,把积压的工作处理完。这么做有几条理由。首先,它有助于清空残留在你大脑里的材料,让你敏锐而清醒地进行思考。其次,它把你的可选行动一网打尽,明明白白地摆在你面前。第三,它可以充当一道维护和预防的关口,让你能够随时接纳难以预见的新情况。然后,你知道自己在游戏中稳操胜券,明白自己能清空大脑、取得进步、想出创造性的高效率的新做法,那感觉再好不过了。

如果你必须有个重点
我提出的6个层次各有对应的范围、内容、格式和活跃程度。我也描述了你应该在哪些典型情况下回访各个层次。获得掌控的步骤是环环相扣的,同理,原则上,各个层次之间也没有高下之分,哪个最让你忧心,哪个就最重要。
如果你觉得工作情况变了,你的工作重心也得跟着变,但是你不知道老板对你调整重心的看法如何,那么,进行一次2万英尺层面的谈话也许是你可以采取的战略举措。如果你刚接手一项新工作,那么,当务之急也许是搞清楚正在执行的项目的现状,让自己站稳脚跟,以便顺利地掌控局面(1万英尺)。如果你新搬了家,东西还没收拾好,那么,在日程表上标记必办事宜,去五金商店购买清单上的物品,可能就是你最佳的着眼点。如果生活给你出了一道大难题,逼迫你在家庭和事业之间作出艰难抉择,那么,你也许必须深入剖析自己,在5万英尺高度探究自己的核心价值观和宗旨,才能找到方向,作出满意的选择。
摆正视角的关键在于在几个层次之间穿梭自如,必要时能把自己在不同层次的发现串联起来。你为之努力的愿景,从生活方式的角度看,是否与你的宗旨和价值观相吻合?为了靠近它,你正在执行正确的项目吗?你想好的项目有没有相关的下一步行动?它是否可以帮助你完成本年度的目标?
在某个时间点,你必须直面、解决所有这些层次的问题。生活不会放过你。如果你抗拒改变,就是倒行逆施。当然,大多数变化要求你必须转换视角,才能参透它们,并继续前进。无论你是中了大奖,还是断了一条腿,是醉心油画艺术,还是年迈的父母提出的要求让你措手不及,你都必须重新调试,抓住重点。要想赢得工作(作为游戏)和生活(作为事业),就必须对变化未雨绸缪,能够随时接招。
你的准备工作可以是主动、积极地参与各个层次的活动,不要等到迫不得已的时候。就我的经验而言,每个高度的层次都有3个办法可以让你积极参与;你用得越娴熟,它们作为你的人生地图就越实用,效果也越好:
? 指明并明确你目前的事务范围
? 总结并提醒自己关注它们
? 改变你的事务
你也许想给每个关注层面单独创建文件。不要担心格式“对不对”,只要它能把你在各个层面凝神思考所产生的内容放进去即可。你想在今明两年把什么梦想变成现实?你5年以后理想的生活方式是什么样?你坚持信奉的价值观是什么?你认为自己生而为人必须取得什么成就?
这些问题,也许你已经为自己、为企业作出了回答。你可能希望想办法把它们与其他纲领一道加以概括,让自己对它们的相互关系多一重视角。但是,如果你还没有专门抽出时间,独自(或者与配偶一起)认真思索,追问内心的答案,我建议你行动起来试试看。人们很容易对这么做产生抵触情绪,这些问题往往一想起来就很不自在。我的建议是只把它看做“试运行”、看做可能性的探讨;而不要看做板上钉钉的承诺,必须“准确无误”。只要你为这番思考铺平了道路,思考就是手到擒来,必要时你能做到一下子找到自己在人生地图上的定位。
除了创建文件,你还要考虑安排时间定期进行回顾。你可以在日程表或者备忘系统里写一条提示信息,每隔3个月回顾一次年度目标。我本人是把愿景的藏宝图保存在备忘文件夹里,隔几个月就看一看。每当我看到它,都能加深印象,让我对未来的憧憬更加渴望。对于重要的信念和激励我前进的价值观宣言,我也是保存在文件夹并定期查看;这样,我就能根据它们自觉地校正自己的行为,强化意识,比心不在焉地想起它们效果更好。
最后,你还要具有足够的灵活性,随着你的改变,相应地改变它们的内容。你可以向我学习,把它们以概要的形式放在手边方便查询,这样,你就能不时提醒自己,该重新制定工作职责、修正长远目标、为成功愿景添加更多内容了。

恢复“全力以赴”的状态
这套办法旨在付诸生活实践,把所有的心事从你的脑子里转移出去。“心如止水”是可以做到的,它并不意味着脑子里空空如也,一片死寂;而是只要你有意识地努力,就能随时做到心无杂念。我发现,当一切喧嚣悄然平定,剩下引起你注意的事情就是你该全神贯注、全力以赴的。这就好像把杂乱的音符组合成优美的抒情乐曲,接下来,自然就容易产生流畅自如、踌躇满志的感觉。

内容简介
《搞定3:平衡工作与生活的艺术》内容简介:自2001年出版以来,《搞定1》(Getting Things Done)就成了 “划时代的商业自助书”。它大胆提出高效工作的新概念,被译成28种语言,令数百万读者深受鼓舞:不但企业家、大学教授、软件工程师、士兵、音乐家、学生和牧师纷纷采用;“GTD时间管理系统”还在网站、博客和软件应用领域风行一时。
《搞定1》开宗明义,直接针对现代社会的快节奏作出回应。戴维•艾伦多年传授GTD系统,从热心实践者那里得到大量反馈,发现GTD系统蕴含深刻,用途广泛,远非简单的“个人组织系统”所能涵盖。应读者的热切期盼,艾伦继《搞定1》《搞定2》后又推出这本《搞定3》,揭示了把这套方法应用到广阔的生活和工作中的全方位效果,对GTD原则和用途的进一步深化。《搞定1》是一本基础读物、一本简单的手册,《搞定3》则是一幅路线图,它对GTD原则和用途的深化,可以进一步增强你应对工作和生活的能力,可以帮你定位现在的生活,为你指明抵达目的地的方向。工作和生活两全其美并非遥不可及。
《搞定3》前3章认真分析了GTD现象、它的本质以及它何以在全世界迅速发展。其余部分探讨了自我管理的两个核心层面:第4-9章探讨了时间组织的掌控要素:捕捉、澄清、组织、深思、行动、应用等;第10-17章分析了摆正视角、长短期目标、宗旨的问题。书后还添加了描述GTD法基本模型的附录,包括:未完成事务提示清单、自然式计划模式、项目规划提示清单、掌控工作流程 每周回顾、工作流程图和关注层面等。
平衡工作和生活的关键全看获得掌控、摆正视角,即理顺日常生活中方方面面的事务,把它们在逐层分步的目标和抱负水平上各有安置。不管摆在面前的任务是即刻回复一封电子邮件、安排几天后的全家出游,还是考虑长远的退休计划,你都可以用《搞定3》传授的方法,胸有成竹地作出决定,得心应手地处理事务。

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