玩着玩着就能成PPT高手:日本销量第一的PPT圣经,让你的PPT有料又有趣的秘诀.pdf

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书籍描述

编辑推荐
《玩着玩着就能成PPT高手》编辑推荐:日本销量第一的PPT圣经,让你的PPT有料又有趣的秘诀。如果你有以下症状之一,本书就是你最好的药:
•认为PPT就是要花哨才吸引人
•PPT里堆砌着刻板的文字和数据,抓不住重点
•做PPT得心应手,但一到宣讲就怯场
•PPT宣讲得唾沫横飞,听的人却索然无味
本书特色:1.做得漂亮,更要说得漂亮!本书从PPT的制作到宣讲倾囊相授,既能提升你的PPT技能,也能提高你的演讲水平。
2.四色图文+卡通漫画,轻松、直观掌握PPT制作和宣讲要点

作者简介
作者:(日本)平林纯(JunHirabayashi) 译者:颜翠

平林纯(JunHirabayashi),1968年生于日本京都。1992年毕业于京都大学理学部地球物理学科。1994年完成了京都大学研究生院理学研究科硕士课程。之后担任物理程序控制•设计工程师,并进行过很多“针对技术人员如何宣讲PPT”的讲座。主要著作有《理科系的PPT宣讲技巧》(技术评论社出版)、《倾听11名理科工薪阶层专家讲解<经济学>》(光文社出版)。

目录
前言
第1章 怎样才是一个“精彩的PPT”
1. 你想向“谁”传达“什么” 002
2. 对听众来说,你的PPT价值在哪里 006
3.“容易理解”=“逻辑正确”?大错特错 010
4.“容易听懂”和因果关系是必然的联系 012
5. 让对方觉得你的PPT“生动有趣”吧 014
6. PPT不可或缺的三要素:“利益”“易懂”“趣味” 016
第1章 小结 018

第2章 如何制作一个简单易懂的PPT
1. 了解PPT的基本模式,让准备工作变得轻而易举 020
2. 以“KISS原则”来进行举例说明 022
3. 说明=迷你裙”的法则教你将不充分的说明消灭掉 024
4. 让听众信服你的“新鲜PPT”的必要点 028
5. 抓取PPT中的关键词,让转述变得更容易 030
6. 制作不需要长时间集中注意力的PPT 032
7. 在开头和结尾强调要点和关键词,事半功倍 034
第2章 小结 038

第3章 事前准备不能马虎
1. 事前要调查对方的详细资料 040
2. 正式PPT宣讲之前要想好“话题开端、见解、归纳” 042
3. 正式PPT宣讲之前必须确认的要点 044
4. 你给对方留下的印象正是能影响对方的地方 052
第3章 小结 054

第4章 把握制作材料的大前提
1. 充分理解PPT的内容以及关键词 056
2. 耐性、细心以及大胆! 058
3. PPT中要多举例 060
4. 百闻不如一见!多用图像、影像 062
5. 内容通俗易懂,让对方不会听过即忘 064
6. 举例和图像是“双刃剑”,要慎用 066
7. 给例子和图像标记上关键词 068
8. 确认从开始到总结的宣讲顺序 070
第4章 小结 072

第5章 PPT制作的8个关键点
1. PPT制作的关键点1——字体和字号 074
2. PPT制作的关键点2——文字颜色和背景颜色 076
3. PPT制作的关键点3——说明顺序由“Z字法则”来决定 078
4. PPT制作的关键点4——表格也由“Z字法则”来决定 082
5. PPT制作的关键点5——图形也由“Z字法则”来决定 086
6. PPT制作的关键点6——明确素材之间的联系 088
7. PPT制作的关键点7——解释说明就像是“爬楼梯” 092
8. PPT制作的关键点8——别忘了加上“待续”吸引对方 096
第5章 小结 098

第6章 反面教材
1.“难懂的PPT”具有某些典型特征 100
2. 分项符号要禁止无意义的居中 102
3. 数值表也要注意不要随意居中 106
4. 可以使用居中的四种文本类型 110
5. 文章内容要精练 112
6. 绝对不要用难以形容的颜色来区别 116
7. 根据PPT内容对图表进行排序 120
8. 要注意图表是否和备注文字脱离 124
9. 跳跃性太大的PPT会让对方迷惑 128
10.幻灯片绝不能让人眼花缭乱 132
第6章 小结 134

第7章 9招让你的PPT引爆眼球
1. 粘贴图片,使饼图一目了然 136
2. 粘贴图片,其他类型图表也一目了然 144
3. 灵活运用动画 146
4. 善于运用标记符号 150
5. 利用图片吸引听众的兴趣 156
6. 利用图片让PPT变得更有趣 160
7. 一目了然!在幻灯片内播放动画 164
8. 利用PPT来编辑、表示数学公式 166
9. 让听众亲身体验,永不忘记 170
第7章 小结 174

第8章 PPT做得漂亮,更要说得漂亮
1. 陈述的基本——看着对方自信地宣讲 176
2. 发表PPT之前的陈词 182
3. 现场回答问题与总结陈词回答问题的区别 186
4. PPT宣讲一结束,将听众视线拉回到自己身上 186
5. 将手置于胸前的手势,可有效地集中听众的视线 188
第8章小结 190
后记
附录1 宣讲前的检查表 191
附录2 反省用的检查表 191
附录3 PPT宣讲流程表 192
参考书目 195

序言
一个成功的PPT,是将听众感兴趣的内容,以一种通俗易懂的方式展现出来,并能够顺利地传达给对方。
“听众感兴趣的内容”“通俗易懂的表现方式、资料”这两者之间的关系,就像是“鸡”与“蛋”的关系。到底是先有鸡还是先有蛋?你也许会很好奇为什么打这样的比方?请听我慢慢道来。
大部分人都理所当然地认为,只要手头上有了一个“能吸引听众兴趣的内容”,基本上就成功了一半,接下来只需要考虑如何以一种“简单易懂的方式”将内容解释说明给听众听就可以了。
如果你真的这样想,那你可就太想当然了!“你手上的东西”完全等于“听众需求的东西”,这本身就是“天方夜谭”。人的思想可能一模一样吗?现实中根本不存在一模一样的思想。
首先,“你要从听众的角度来考虑,自己手中的材料到底有何不足?”“自己想要说服的对象到底是什么样的人?”不断地思考、总结,然后重新整理加工自己手上的材料,这样才能得出“让听众感兴趣的内容”。
实际上,完全站在对方立场思考、并且筛选手中的材料捡漏,也是找到“通俗易懂的表现方式、资料”的唯一途径。简而言之,就是找出让听众感兴趣的内容,再采用让“听众能轻松听明白”的方式。
另一个方面,反复推敲寻找让“听众轻松听明白”的方法,在这样的过程中,自然而然就能发现“吸引对方、使之感兴趣的内容”。
所以,“让听众感兴趣的内容”和“让听众易懂的表现方式、资料”就像鸡与蛋的关系一样,是同时存在、难分先后的。
本书的目的,就是为了让你学会“如何找到吸引对方的内容”和掌握“让对方轻松听明白的表达方式、制作资料的方法”。
不管是技术,还是日常的事务,做PPT都是日常工作中十分常见且重要的一环。本书将以明了易懂的漫画和插图的形式为你一一解密:如何利用PPT使听众的需求和自己所能提供的服务达到理解、共赢。
从本书的目录即可一目了然,如何围绕“听众的思想”展开论述,教你如何制作PPT的故事、文章、关键词等。正所谓,所谓基础打好了,才能让建筑更坚实。虽然这些都是PPT最基本的要素,但千万不能轻视。本书还将以生动具体的例子教你如何准备简单易懂的素材,以及进行现场宣讲时的要点。
如果在别人进行PPT宣讲时细心留意,你就会发现其实90%的人拿出来的资料都是典型的晦涩难懂,让听众大伤脑筋。
当然,如果你早已掌握了制作一个精彩PPT的奥秘,那么恭喜你。如果你猛然发现其实自己也是那90%中的一员,也不用着急,针对这些“典型的晦涩难懂”,本书给出了相应的解决之道。
阅读完这本书,你就能够从各种制作PPT的误区中走出来,成为一个聪明绝顶的“PPT高手”,这也正是本书最想要达到的目的!
最后,非常感谢本书的插画家,用众多简单有趣的图画来为大家作了生动的说明。
平林纯

后记
何谓“Presentation”(提案)?
“Presentation”这个词是在拉丁语的“present”的后面加上“ation”之后形成的抽象名词。
拉丁语的“present”是由“pre(之前)”+“sun”(表示存在的“to be”的过去分词“esse”)组成的,因此present的意思就是“存在于眼前”。然后,将存在于眼前东西展示给对方看,引申出“现在存在”或者“赠与、给予”的意思,也就有了现在的“present”一词。
所以,向你面前的人呈现某种事物,然后让对方从心里接受就是所谓的“present”。你想要提出的计划、你想推销的商品、你自己本身……本书要是能对你目前的状况、你的宣讲产生一点帮助,我就会打心底里感到很高兴。
比起我曾经出版过的PPT书籍,此书加入了一些新元素,重点放在“对于听众来说,怎样才能让他们听懂”上。围绕着宣讲这一主题,我还直接引用之前出版的书中一些名言。

文摘
版权页:

玩着玩着就能成PPT高手:日本销量第一的PPT圣经,让你的PPT有料又有趣的秘诀

第2章 如何制作一个简单易懂的PPT
1了解PPT的基本模式,让准备工作变得轻而易举
大多数情况下,在准备PPT制作、寻找材料的过程中,你自然会明白自己想要演示说明的是什么,接下来,在将多如牛毛的资料整理成通顺语言的过程中,你就能够百分百地理解PPT所涉及的内容。其实,PPT除了内容不同之外,模式几乎大同小异。因此,一般只要按照模式去做,制作PPT就会变得轻而易举。以下,是我总结的三种基本PPT模式。了解PPT的三种基本模式
①分析听众的“现状问题”,然后在你的PPT中提出“解决办法”。听众的现状:“唉,你的PPT:“您在×××方面的问题,这个问题一直解决不了,真头疼!”“我可以用OOO的办法为您解决。”
②分析听众犹豫不决的“多重选项”,发现“利益”之所在。听众(犹豫不决):“到底是该优先控制成本,还是该优先保证质量呢?”因为×××等原因,您应该重视品质!
③分析“自己公司和其他公司的现状”,找出努力方向。老板对产品的销量很担忧:“这个产品的性能、成本、设计以及广告等到底符不符合市场……能不能拼过其他公司呢?”好,但是价钱太高也是卖不出去的。”
你的PPT:“这个产品没有知名度是最大的问题。”“虽然产品的性能非常在收集整理资料的时候,就应该在脑海里确定好自己的PPT需要采用的模式。关键就是,你PPT的重点在哪里。例如,你是“分析听众的现状问题,然后在PPT中提出解决办法”呢,还是“为听众从多个犹豫不决的选项中选出最佳答案”呢?PPT都有一个基本模式,只要选定了这个基本模式,你就会了解自己需要哪些材料,然后在这个框架里去寻找、补充材料。有了这个模式,无论你是刚毕业的大学生职场“菜鸟”,还是工作了几年仍然苦恼于弄PPT的职场“老人”,都可以不再烦恼!
这样一来,制作PPT不再困难,任何人都可以轻轻松松交出一份有理有据、主次分明的PPT。切记,首先要考虑清楚自己的PPT要采取哪种模式!
选择“替听众产生利益”的PPT模式
可以从解决听众问题入手,让听众能够从中获取极大利益
选择“替听众权衡利弊”的PPT模式
选择“重视品质”这一最佳选项能够让产品变得更好
选择“寻找途径”的PPT模式
扩大市场占有率 自己公司 其他公司
2以“KISS原则”来进行举例说明在对别人进行解释说明的时候,有几个绝对要遵守的基本原则,其中就有“KISS原则”。你可不要想歪了!这里的“KISS”可不是接吻,它是“简洁、
简单”等英文词的缩略语。这个词有很多由来,以下简单列举几条。
★KeepitShortandSimple.(要简洁且简单)
★KeepitShort,Stupid.(要简洁且废话少说)
★KeepitShortandStrait-forward.(要简洁且开门见山)
★KeepitSmallandSimple.(要简短且明了)
这个“KISS原则”同样适用于PPT制作。越是想要传达复杂的东西,就越要按照“KISS原则”,努力将内容变得“简洁、精悍”。为了精炼你的语句,就要有意识地限定说话的时间和语句的长短,将可有可无的部分去掉。不过要注意,也有可能会一不小心把自己的重点内容给删除了。削减自己PPT内容真的是一项很艰难的工作。
但是,诚如建筑家米斯•凡德洛在《少就是多》(Lessismore)一书中说过,“传达给对方的内容的多少”才是最重要的。那么,在自己想要阐述的所有内容里面找出可有可无的部分,然后勇敢地删除它吧!
3“说明=迷你裙”的法则教你将不充分的说明消灭掉,KISS原则”是要将说话内容精简精简再精简。但是,要让对方明白你要说明的是什么,并非越短越好。语句过分简练,反而会造成说明不充分,所以不能为了追求过于简洁的表达方式而本末倒置,导致该说的内容完全没有说清楚。
因此,要牢记“解释说明并不是越短越简洁才越好”!古往今来,有过很多绝妙的话来形容这件事,例如:Sentencelengthislikegirl'sskirt:theshorteristhebetter,but
itshouldcoverthemostimportantparts.
翻译成中文就是:文章的长度就像是女性的裙子一样,虽然是越短越性感,但是必须得遮住关键部位。
“Sentencelengthislikegirl'sskirt”(文章的长度就像是女性的裙子)这一理论,是从美国密歇根州密歇根大学开发的“密歇根体系”中推广开来的。该体系是在第二次世界大战之后,由密歇根大学教师查尔斯•C.弗雷兹提出,基于逻辑语言而形成的英语授课法。  
这一理论对“说明”的范围进行了精确地定义!
先不管影响的好坏,大部分男性都会注目于女性的短裙上。但是,不能因为想要吸引男性的目光就穿过分短的超短裙,这样也就失去了衣服的“遮掩重要部位”原本功能了吧。
裙子必备的功能是“遮掩重要部位”,同理,在对别人进行解释说明的时候,必须将“想要表达的东西说清楚”。太短的裙子就失去了其原有的功能,而过短的说明也不能称之为说明。如同女性的裙子长度不能过长也不能过短,PPT的说明也不能过长或过短。总结为一句话:话语要尽量简洁,但不能产生说明不足的情况。
那么,一个“长短适度的PPT”需要注意的点有哪些?大致分为以下三点。
①对方是什么样背景的人?
②你所传达的是什么样的内容?
③你花费在说明上的时间是多久?
在制作PPT的过程中,你必须注意以上这三点,随时思考这三个问题,这是制作出一个适度(简洁且不会说明不足)PPT的捷径。
4让听众信服你的“新鲜PPT”的必要点
你所提出的方案当中,必定有部分内容对听者来说是陌生的,这很正常,对听众来说,假如你的方案当中没有任何新鲜的内容,那听你的PPT岂不是浪费时间?
“这个方案我们已经思考过了。”“老调重弹!”“这个方案大家都讨论过很多次了。”要是得到这样的评价,以后的业务恐怕就很难有进展了。
因此,你话明中的要点必须是陌生的、具有新鲜感的才行!正是因为给听众呈现的是没有见过的,你所说的内容才能够吸引听众的兴趣,才能够使听众的利益和你的利益达成一致。
但是,在向听众呈现极具“陌生感、新鲜感”的内容时,有些地方必须要注意,那就是,我这里所说的“新鲜内容”≠“对听众来说是完完全全陌生的”,而是指“对方潜意识中想要的、所向往的”。想要让听众对你的PPT产生“惊艳感”,这一点必须要把握好。简而言之,就是要发掘出听众一直想做、想说,但是听众自己还没有注意到的东西。
如果你提出的是对方早就想过、早就做过的,让对方心理上产生了腻味,就更不用妄想让对方有同感和信服了。引导出听众“潜意识中的需求”当“他人潜意识存在的东西”与你的“提议”达成一致,就很容易产生认同感
5抓取PPT中的关键词,让转述变得更容易
假如在现场进行宣讲的时候,你让听众理解并赞同了你的想法,成功地抓住了听众的心,事后,听众可能会对周围的人转述这个他认为非常精彩的方案。这是很普遍的一种行为,感觉非常好的事情,肯定会向第三者或更多人提起。然而,也有可能会发生如下情况:作为客户的听众自己听的时候很明白,再向别人转述的时候,却难以开口。“啊?那个人是怎么说的?”这种情况,和你期望自己的PPT广为人知相差甚远。发生这样的情况,岂不是有点儿资源浪费?
为了防止这种资源浪费,就有必要在对第一人演示PPT时标注几个关键词,方便他轻松简便地向第二人第三人转达。“那个××的PPT方案真的很有意思。只要这么做了,就可以实现××OO了。”越容易转述,会有越多的人传达。这样,你的PPT方案就能在人群中推广开来。因此,快快行动起来,找出内容的重点,精炼你的语句,总结出与听众的利益和未来相关的键词,把你的PPT方案牢牢地刻在听众的脑海中!
6制作不需要长时间集中注意力的PPT
一般情况下,人很难做到长时间保持注意力,特别是面对自己不感兴趣的事情时,更容易走神。通常,人的注意力最佳时间是最开始的1~2分钟。之后,随着发表时间越来越长,注意力也呈递减状态。也就是说,发表PPT的时间超过5分钟,对方基本上就不会将注意力放在你身上了。
随着时间的推移,听众们的注意力也越来越不集中。直到宣讲快结束的瞬间,注意力才会再度集中起来。就是说,不管你多么认真地进行宣讲,你所讲的话大部分时间都从对方的左耳进右耳出了。结果就是,饱含了你心血的PPT方案,完全没有传达给对方。
有些人非常讨厌冗长的说明,有时候还没有开始听你的数据演示,就已经产生了厌恶和反感。本来你的PPT方案可以为听众带来很大的利益,但是还没让对方听清楚就导致了反感,真是得不偿失啊。
总结:宣讲时间越长的PPT,有百害而无一利。
因此,大家发表PPT的时间也要严守“KISS原则”——KeepitShortand
Simple.=简略。
过长的宣讲会滋生对方的不满情绪
听众对宣讲者的不满情绪
长发表时间
7在开头和结尾强调要点和关键词,事半功倍
前面我们已经提到,听众们集中注意力最高的时间段一般有两个:
★PPT宣讲最开始的1~2分钟。
★PPT宣讲结束的瞬间。
因此,只要在这两个时间段内强调一下你的PPT要点和关键词,就事半功倍了。你可以将你的PPT内容很有效地传达给对方,对方也会对你的PPT内容有一个总结并牢记心中。
这个秘诀有很多说法。如:
★Tellthemwhatyouaregoingtosay.(开头:先说“接下来你要讲什么”。)
★Sayit.(然后:只说你想要传达的。)
★Thentellthemwhatyouhavesaid.(最后:“总结你之前说过的话”。)
总结起来就是,在宣讲开始时向听众阐明概要;中间时段进行需要花时间的说明;最后再次向听众重申内容的重点以及关键词。
记住以上秘诀,在你下次发表PPT的时候实践一下,效果会让你大吃一惊!
在倾听者的注意力集中在你身上的这段有效时间内,讲述内容的要点和关键词
此外,如果让听众在一开始就了解你宣讲的框架,对自己该着重听取哪部分内容就会心里有底,这样就算听众演示期间走了神,回过神来之后也能够迅速跟上你的话题,不会因为一小部分没听明白而导致全盘都听不懂。有的事前已经知晓宣讲的流程,在不知不觉间,听众就会对内容自行补充,主动去理解它。
总之,事先将“PPT的概要=宣讲的流程梗概”这样一个等式传达给听众,有百利而无一害。假设你在开头就将总结或结论告诉了对方,恐怕会让对方产生抵触心理。因为大部分人的思维习惯是:
★喜欢“承上启下”、不到最后就不知道结局的故事。
★不喜欢对人说话直击重点,也不喜欢被人认为说话直接。
反之,在进行PPT宣讲的场合,在开头和结尾告诉对方概要不但是一种礼貌,而且双方都有很多好处。至少,PPT的效果以及影响力会高出很多。所以,按照我说的方法去实践一下吧!
★首先要考虑好你的PPT内容要采用什么叙事模式,提什么内容。
★确认你的说明简短且任何人都能明白你的话。要避免艰深、冗长的说话方式,努力做到“KeepItShortandSimple”。
★要确保你的说明不像是“过短的超短裙”,防止说明不足。要点就是,要覆盖关键部位。
★为了让第一人倾听者方便向第二人、第三人转述,要准备好便于转述的关键词。
★长篇大论很容易让人厌烦,要尽量精炼你的语言。
★在听众注意力最集中的开头和结尾说明内容的重点和关键词。

内容简介
《玩着玩着就能成PPT高手》内容简介:PPT作为白领必备办公工具,这早已是不争的事实。无论是给客户做提案,还是给老板做报告,PPT的身影无处不在。享受到PPT好处的人,大赞PPT给力;可对于很多不擅长PPT的人来说,PPT实在是个“坑爹”的发明:只放文字,被批是word搬家;花半天功夫弄得图文并茂,还有动画,又被批华而不实。那么——
•什么样的PPT才算是好PPT?
•初学PPT有什么速成的窍门吗?
•怎么把PPT讲得有声有色,让听众印象深刻?
——这里面有大学问!
《玩着玩着就能成PPT高手》作者平林纯,致力于如何把PPT做得既好懂又生动有趣,并传授读者宣讲PPT时不怯场、不冷场的秘诀,书内除了以图表直观讲解PPT步骤外,还运用漫画和比喻形象幽默地阐明PPT秘诀,《玩着玩着就能成PPT高手》一出版,在日本白领中即产生地震式轰动效应,成为职场中人手一册的“PPT圣经”。

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