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2021年4月8日,从地铁站到上海市东方公证处(以下简称“东方公证处”)的路上,董雨婷捂住腿,感到一阵钻心的疼。 这天,她和当事人约好了早上办理公证,不想,因雨天路滑,不慎在路上摔了一跤。来不及仔细分辨腿部的疼痛是不是因为骨折,她忍着不适支撑自己站了起来,一点点

2021年4月8日,从地铁站到上海市东方公证处(以下简称“东方公证处”)的路上,董雨婷捂住腿,感到一阵钻心的疼。

这天,她和当事人约好了早上办理公证,不想,因雨天路滑,不慎在路上摔了一跤。来不及仔细分辨腿部的疼痛是不是因为骨折,她忍着不适支撑自己站了起来,一点点地继续往公证处赶。

碰面后,当事人见她受伤,问她要不要赶紧就医,董雨婷只说:“没事儿,先给您把证办好再去。”

忍住身体的不适,董雨婷细致、高效地帮当事人办理了公证。去到医院检查,才发现左脚脚背、舟状骨均有骨折。

董雨婷的负责、守诺让当事人感动又感激,特地写来感谢信。

在东方公证处,当事人的感谢信如果放在一起,已经能够堆成一座小山了。

2021年,东方公证处平均每月办理公证5300多件,其中涉及百姓的日常民事类公证3300多件,占比62%。这一数字的背后,倾注了每一位公证员服务为民的心愿,他们用实际行动把为民办实事的思想落实到每一个细节,践行着“把老百姓的事放在心上”的服务理念。

今年以来,东方公证处践行“人民城市人民建、人民城市为人民”重要理念,立足公证工作职能,用专业、高效、优质的公证法律服务切实解决人民群众“急难愁盼”问题,维护人民群众合法权益,也让东方公证的服务口碑更加深入人心。

01

天天受理 时时发证把老百姓的事情放在心上

“一年365天,天天受理;一天24小时,时时发证。”

东方公证处是上海市公证人员最多、业务范围最广的公证机构,也是上海市第一家一年365天天天受理,一天24小时全时段发证不休息的公证机构。即使是2020年新冠疫情最严重的时期,公证处窗口依旧风雨无阻地每天为群众提供公证服务。

每年3月到8月是留学、探亲旅游的高峰期,也是东方公证处业务最繁忙的一段时间。有许多亲属关系、出生、学历、声明方面的公证,这些公证数量庞大,为保证当事人能及时领取到公证书办理签证,公证员经常要加班加点,晚上八九点下班成为常态。有时晚上十点了,公证员还在微信上回答当事人的问题。

为了提升当事人办证的“获得感”,东方公证处还积极创新各种服务模式,创新性地把大数据、人脸识别等技术手段运用到了日常的工作中。去年疫情最严重的时期,很多滞留海外的当事人需要办理无犯罪事实证明,但本人身处海外,家人也不便处理。而通过东方公证处的网上申办小程序,市民只需要线上上传公证材料,就能便捷地申请公证。市民申请后,公证处通过一系列大数据核实,就可以为当事人出具公证书,同时还提供公证书的邮寄送达和电子扫描服务。真正做到了数据多跑路,百姓“一次都不跑”的服务承诺。目前,东方公证处共实现了120项公证事项“一次都不跑”200项公证事项“最多跑一次”

张老伯就是受益者之一。张老伯的儿子、儿媳因受疫情影响暂时无法回国,需要延长在澳签证,急需办理无犯罪记录公证,因家中无其他人方便代办,张老伯只有自己亲自从金山赶来,希望能尽快拿到公证书。然而,公证员在审查资料时发现张老伯提供的无犯罪证明中证明的时间期限有误,不符合公证程序要求,导致证明无法使用。得知这一情况,张老伯面露难色。公证员也想到张老伯从金山重开证明往返城区,来回又会耽搁不少时间,于是,公证员建议张老伯通过随申办在线申请无犯罪记录证明。但张老伯表示自己年纪大了不会操作,于是公证员当场协助张老伯联系其儿子、儿媳,并一步步指导他们在随申办上重新申请了自己的无犯罪记录证明,然后由公证员帮助张老伯下载打印,从而成功受理了这一公证。为减少张老伯往返和领证的时间,公证员还为张老伯开辟了绿色通道,一个小时不到即出具了公证书。

除了在工作中饱含温暖与关怀,东方公证处还通过党建、普法等活动践行公益,积极履行社会责任。例如:积极开展行业互助,为西藏、新疆、青海果洛州公证同行提供财力支持和智力支持,分享交流优秀业务经验;支持各大院校教育事业发展,与多所一流高校开展长期合作,资助贫困大学生,全方位支持培养未来从事法律事业的优秀人才;积极组织参与诸多公益普法活动,积极开展军民共建、党建联建,将公证服务触角延伸到部队、社区。

只要是当事人有需求,东方公证处都会竭尽全力做好服务。把老百姓的事情放在心上,就是他们做好公证服务的秘诀。

02

公证为民 创新服务一心为民办实事

不能说话的当事人如何办理公证?牵涉人员众多、年代久远的案件如何解决?当事人证件信息对不上怎么办?……

案情复杂、资料繁多、问题琐碎,这些就是东方公证处窗口服务的公证员们每天都要面对的工作。他们通常要投入诸多的精力和时间与当事人耐心交流,通过多方面的渠道了解佐证,才能为当事人顺利地将问题解决好。

月前,东方公证处接待了一位无法发音说话的老伯。老伯想通过公证遗嘱安排好自己的财产,为此多次咨询,却都因为不能亲口陈述有关遗嘱的意思表示而搁置。

了解情况后,公证员耐心与老伯笔谈沟通,得知他除无法发音外,意识清楚,听力正常,而且本身是大学毕业,有一定的文化水平。只要通过合理的方式进行沟通,完全可以妥善地记录老伯订立遗嘱的真实意思表示。

于是,公证员请老伯亲自在谈话笔录上完成书写,以这一方式帮助王老伯完成了遗嘱公证的沟通工作,并在充分了解老伯的意愿后,成功为其办理了遗嘱公证。

王老伯的案例不是个例,对于这种有特殊困难的当事人,东方公证处都会以耐心和细心,在保证当事人主动性和空间私密性的情况下,为其提供公益性的服务。

公证窗口服务类型多样,工作量大,费用却不高。需要公证员不仅有专业服务能力,还要有公益情怀和社会责任心,以及解决问题的创新思路,能在服务中发现当事人的难点,真正站在对方角度思考处理方案。

上海市东方公证处家事部部长孙晓冬是一位深耕家事公证服务领域的资深公证员。她曾遇到过一件特殊的继承公证。“当时有个继承人过来公证遗产继承,因为继承人的父母有很多段婚姻,牵涉到上一代人的很多问题,涉及到的财产情况非常复杂。当时我们协助收集资料,出了很多主意,采用远程视频连线等一系列方法,终于顺利帮当事人做好了公证,后来当事人还专门写了感谢信。”

为了能更好地服务每一位当事人,东方公证处的不少案件都是专事专办,专人负责沟通服务。特别是家事类的案件,涉及到继承、转继承、遗嘱等,每一家的情况各有不同,这就需要公证员根据当事人家庭的具体情况提供个性化服务方案,从咨询、受理、材料审核、调查到出证,全流程跟进服务。

为进一步升级服务、便民利民,东方公证处通过提供整体解决方案,有效帮助当事人解决问题,也为自身赢得了口碑。很多当事人遇到难解决的问题会专程来东方公证处寻求帮助。

还有一些特殊的情况,需要公证处创新服务机制。例如涉及到部队内军人孩子的问题,孩子出生证上写的是军官证号码,但在实际处理一些问题的时候,军官证号码和身份证号码难以匹配起来验证。为此,在市卫健委、市司法局的支持与帮助下,东方公证处建立了专项服务机制,为军人孩子免费办理出生公证。

“不管工作是不是很累,案件是大是小,都要全力以赴、认真对待。每当完成一个案子之后,想到又为老百姓解决了一个问题,强烈的自豪感就涌上心头,就感觉值了。”孙晓冬的感受,也是东方公证处很多公证员的感受。

03

流程优化 科技赋能推动公证转型创新

作为全国首批部(司法部)级文明公证处,东方公证处不断开拓公证业务新发展。

随着大数据、人工智能等数字化技术的发展,公证行业也迎来了新的发展机遇。如何进一步用信息技术优化流程,充分发挥每一个公证人的主观能动性,让公证服务真真切切地惠及更多百姓,成为行业聚焦的课题。东方公证处主动运用信息化手段,提升效能,优化服务。

2011年,东方公证处率先推出网上申办平台、抽奖公证系统平台数据电文保全公证服务平台三大平台。2015年,推出官方微信服务号与订阅号。2020年,启用线上办证小程序,推行电子亮证等。通过科技赋能,实现公证又好又快发展,以信息化手段保障公证法律安全,提升公证服务效能,更好发挥公证预防纠纷、化解争议的法定职能作用。

多年来东方公证处时刻将人民利益放在首位,想人民之所想,急人民之所急,竭诚用专业的公证法律服务保护人民群众的合法权益,解决人民群众的实际问题。

新形势下,公证工作需要不断优化,才能更快适应时代新要求,更好满足人民群众新需求。下一步,东方公证处将在公证业务上不断创新突破,研究拓展具有特色、符合社会需求的品牌业务,锻造更优质、个性化、高效的一站式综合性公证法律服务;进一步优化服务流程,便民利民,通过有效利用人工智能、云计算、大数据、区块链等技术,进一步提高办证效率,持续推动公证跟上大数据时代步伐。

中国古训曰:“始于立心,得于人和,顺于天道,成于勤勉。”东方公证处也将不忘初心,牢记使命,凝神聚力,为群众和企业办实事、解难题,交出一份无愧于伟大时代的满意答卷。

来源丨上海市东方公证处

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